Gesetzlicher Auftrag
Die Träger der Rentenversicherung prüfen nach § 28p SGB IV bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach dem SGB, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag (= Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung) und den Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz stehen, ordnungsgemäß erfüllen.
Die Betriebsprüfungen werden im Interesse der Versicherten (Arbeitnehmer) und der Sozialversicherungsträger durchgeführt. Sie haben den Zweck, die Beitragsentrichtung zu den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung zu sichern. Sie sollen einerseits Beitragsausfälle verhindern helfen, andererseits die Versicherungsträger davor bewahren, dass aus der Annahme von Beiträgen für nicht versicherungspflichtige Personen Leistungsansprüche entstehen.
In erster Linie wird die Entgeltabrechnung geprüft. Im Rahmen der Entgeltabrechnung bezieht sich die Prüfung auf die Abrechnungsergebnisse und Entgeltunterlagen (Stundenzettel, Entgeltabrechnungen, Reisekostenabrechnungen usw.), die Beitragsabrechnungen, die Beitragsnachweise, die Meldungen und sonstigen versicherungs-, beitrags- und melderechtlich relevanten Unterlagen aus dem Bereich des Rechnungswesens sowie der Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden.
Außerhalb der Entgeltabrechnung wird die Finanzbuchhaltung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens zur Prüfung herangezogen.
Die Betriebsprüfungen umfassen insbesondere die von den Arbeitgebern
Die Prüfung erfolgt grundsätzlich stichprobenhaft.
Die Prüfer kommen während der Arbeitszeit zum Arbeitgeber. Falls Löhne und Gehälter extern über einen Steuerberater, ein Rechenzentrum oder eine vergleichbare Einrichtung abgerechnet werden und diese auch die Meldungen zur Sozialversicherung übernehmen, findet die Betriebsprüfung dort statt – vorausgesetzt der Arbeitgeber ist einverstanden. DieTräger der Rentenversicherung sind verpflichtet, die Prüfung so durchzuführen, dass der betriebliche Ablauf nicht unzumutbar beeinträchtigt wird. Wie lange die Prüfung dauert, hängt im Wesentlichen von der Größe des Betriebes ab. Bei kleineren Unternehmen sind dies in der Regel ein oder zwei Tage. Bei Arbeitgebern mit mehreren Hundert Mitarbeitern sind unter Umständen mehrere Prüfer vor Ort und die Prüfung dauert länger.
Der Arbeitgeber muss darauf achten, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lohn- und Gehaltsabrechnung verschaffen kann. Dabei ist nicht nur Vollständigkeit, sondern auch Übersichtlichkeit gefragt. Das gilt auch für die Speicherbuchführung. Grundsätzlich werden alle Personen erfasst, die im oder für den Betrieb innerhalb von vier Jahren (gesetzlicher Verjährungszeitraum) beschäftigt sind beziehungsweise waren.
Der Arbeitgeber muss einen geeigneten Raum oder einen Arbeitsplatz für die Prüfung zur Verfügung stellen – inklusive der erforderlichen Hilfsmittel wie etwa einen Computer mit der entsprechenden Software. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber beziehungsweise die zuständige Abrechnungsstelle über alle Tatsachen Auskunft geben und alle Unterlagen vorlegen, die für die Sozialversicherung relevant sind. Umgekehrt können die Arbeitgeber die Zeit nutzen, um mit dem Prüfer offene Fragen zum Versicherungs-, Beitrags- und Melderecht der Sozialversicherung zu besprechen.
Neben der Kontrolle setzen die Prüfdienste der Deutschen Rentenversicherung auch auf Beratung und Aufklärung. Veranstaltungen für Arbeitgeber und Steuerberater im gesamten Bundesgebiet tragen dazu bei, schon im Vorfeld fundierte Informationen und Hilfestellungen zu geben. Referenten sind erfahrene Betriebsprüferinnen und -prüfer mit umfangreichem Praxiswissen.
Im Mittelpunkt der Vortragsveranstaltungen steht die Information über gesetzliche Neuregelungen sowie über aktuelle Sachverhalte aus der Praxis.
Zu den Vortragsveranstaltungen
Darüber hinaus beantworten die Prüfbüros der Deutschen Rentenversicherung alle relevanten Fragen.
Zu den Adressen und Telefonnummern der Prüfbüros
Auch die Online-Publikation "summa summarum" informiert regelmäßig über Entwicklungen in der Sozialversicherung und aktuelle Fragen zur Betriebsprüfung. Hier gibt es Tipps und Hinweise für die Gehalts- und Lohnabrechnung sowie für die korrekte Berechnung und das Abführen der Beiträge.
Allgemeine Hinweise zu Betriebsprüfungen finden Sie auch in unserer Broschüre: "Arbeitgeber: Arbeitnehmer richtig versichern" .
Diese Unterlagen sollten auf jeden Fall bei der Betriebsprüfung parat sein:
In der Regel nimmt der Prüfer einige Wochen vor der Prüfung telefonischen Kontakt mit dem Arbeitgeber auf. Nach Abstimmung des Prüftermins bekommt der Arbeitgeber eine schriftliche Prüfankündigung. Die Ankündigung soll möglichst einen Monat, spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen. Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann von dieser Frist abgewichen werden.
In der Prüfankündigung sind das Aktenzeichen, die Fax- und Telefonnummer des Prüfbüros, der Name eines Ansprechpartners, der Prüftermin und der Prüfungszeitraum angegeben. Um die Erreichbarkeit für telefonische Rückfragen des Betriebes zu ermöglichen, ist in der Prüfankündigung ein fester Ansprechpartner genannt. In der schriftlichen Prüfankündigung an den Arbeitgeber wird angegeben, welche Unterlagen zur Prüfung benötigt werden.
Die fehlenden Unterlagen können während der laufenden Prüfung und auch noch danach innerhalb einer Frist, die der Prüfer setzt, nachgereicht werden. Werden keine Unterlagen nachgereicht, kann dies zu Nachforderungen von Beiträgen führen.
Seit 2021 erlassen die Rentenversicherungsträger auch Verwaltungsakte über den sozialversicherungsrechtlichen Status von im Betrieb tätigen Ehegatten, eingetragenen Lebenspartnern, Abkömmlingen des Arbeitgebers und geschäftsführenden GmbH-Gesellschaftern, sofern sie nicht gemeldet sind und noch kein Verwaltungsakt über ihren sozialversicherungsrechtlichen Status vorliegt.
Zuständigkeit der Rentenversicherungsträger
Für die Zuständigkeit innerhalb der Deutschen Rentenversicherung ist grundsätzlich die Endziffer der Betriebsnummer des Hauptbetriebes (= Arbeitgeber, der Entgeltunterlagen selbst führt und Beitragsschuldner ist) bzw. die einer etwaigen Abrechnungsstelle, in der auch die Prüfung stattfinden soll, maßgebend. Die Betriebsnummern der Unterbetriebe sind nicht relevant.
Danach ergibt sich die folgende Zuständigkeitsregelung:
Bei Ad hoc-Prüfungen aus Anlass von Insolvenzereignissen und in den Fällen der illegalen Beschäftigung/Schwarzarbeit ist generell die Betriebsnummer des Betriebs maßgebend.
Von der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See werden abweichend von den oben beschriebenen Regeln die Betriebe mit knappschaftlich rentenversicherungspflichtigen Arbeitnehmern (§ 137 SGB VI und § 273 SGB VI) geprüft und zwar auch hinsichtlich der Beschäftigten, die nicht in der knappschaftlichen Rentenversicherung versichert sind. Des Weiteren werden alle Betriebe der Seefahrt (inkl. Binnenschifffahrt) und Betriebe, die in den Zuständigkeitsbereich der Satzung der ehemaligen Bahnversicherungsanstalt fallen, von der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See geprüft.
Ort der Betriebsprüfung
Die Prüfer kommen während der Arbeitszeit zum Arbeitgeber. Falls Löhne und Gehälter extern über einen Steuerberater, ein Rechenzentrum oder eine vergleichbare Einrichtung abgerechnet werden und diese auch die Meldungen zur Sozialversicherung übernehmen, findet die Betriebsprüfung dort statt – vorausgesetzt der Arbeitgeber ist einverstanden. DieTräger der Rentenversicherung sind verpflichtet, die Prüfung so durchzuführen, dass der betriebliche Ablauf nicht unzumutbar beeinträchtigt wird. Wie lange die Prüfung dauert, hängt im Wesentlichen von der Größe des Betriebes ab. Bei kleineren Unternehmen sind dies in der Regel ein oder zwei Tage. Bei Arbeitgebern mit mehreren Hundert Mitarbeitern sind unter Umständen mehrere Prüfer vor Ort und die Prüfung dauert länger.
Prüfintervalle
Die Rentenversicherungsträger führen für jeden Betrieb mindestens alle vier Jahre eine Betriebsprüfung durch (§ 28p Abs. 1 SGB IV). Darüber hinaus kann zum Beispiel auf Wunsch des Arbeitgebers, bei Betriebsschließungen oder im Falle einer Insolvenz eine Betriebsprüfung stattfinden.
Prüfankündigung
In der Regel nimmt der Prüfer einige Wochen vor der Prüfung telefonischen Kontakt mit dem Arbeitgeber auf. Nach Abstimmung des Prüftermins bekommt der Arbeitgeber eine schriftliche Prüfankündigung. Die Ankündigung soll möglichst einen Monat, spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen. Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann von dieser Frist abgewichen werden.
In der Prüfankündigung sind das Aktenzeichen, die Fax- und Telefonnummer des Prüfbüros, der Name eines Ansprechpartners, der Prüftermin und der Prüfungszeitraum angegeben. Um die Erreichbarkeit für telefonische Rückfragen des Betriebes zu ermöglichen, ist in der Prüfankündigung ein fester Ansprechpartner genannt. In der schriftlichen Prüfankündigung an den Arbeitgeber wird angegeben, welche Unterlagen zur Prüfung benötigt werden.
Aufzeichnungs- und Mitwirkungspflichten
Nach § 28f SGB IV und § 165 SGB VII hat der Arbeitgeber für jeden Beschäftigten, getrennt nach Kalenderjahren, Entgeltunterlagen zu führen. Der Inhalt dieser Entgeltunterlagen wird in § 8 BVV bestimmt.
Die Entgeltkonten und -unterlagen müssen so beschaffen sein, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick verschaffen kann. Deshalb ist in § 10 BVV vorgeschrieben, dass die Angaben vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet dokumentiert sind. Der Arbeitgeber muss die dafür erforderlichen Darstellungsprogramme sowie Maschinenzeiten und sonstigen Hilfsmittel, z. B. Personal, Bildschirme, Lesegeräte, bereitstellen.
Die Daten der Entgeltunterlagen sind in der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar vorzuhalten. Überführt der Arbeitgeber schriftliche Entgeltunterlagen mit Unterschriftserfordernis in elektronischer Form, hat er diese mit einer fortgeschrittenen Signatur des Arbeitgebers zu versehen. Das ihm im Meldeverfahren nach dem Vierten Buch Sozialgesetzbuch ausgestellte Zertifikat kann dafür verwendet werden. Nach vollständiger Übernahme in elektronischer Form können die schriftlichen Entgeltunterlagen vernichtet werden (§ 9 Abs. 5 BVV).
Entgeltunterlagen
Der Arbeitgeber ist gemäß § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV i. V. m. § 8 BVV zur Führung von Entgeltunterlagen verpflichtet. Diese sind so zu gestalten, dass sie innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Entgeltabrechnungen des Arbeitgebers vermitteln können. Die Angaben sind vollständig, richtig und chronologisch geordnet zu dokumentieren. Entgeltunterlagen müssen in deutscher Sprache geführt werden. Sie können nach § 9 Abs. 5 BVV auch auf maschinell verwertbaren Datenträgern geführt werden. Seit dem 1. Januar 2022 müssen begleitende Entgeltunterlagen (beispielsweise Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zur Versicherungspflicht/Versicherungsfreiheit, Entsendung, Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse) in elektronischer Form vorliegen. Der Arbeitgeber kann sich auf Antrag beim zuständigen Betriebsprüfdienst bis 31. Dezember 2026 von der Pflicht zur Führung der elektronischen Entgeltunterlagen nach § 8 Abs. 3 BVV befreien lassen.
Beitragsnachweis
Der Arbeitgeber weist gegenüber der jeweils zuständigen Einzugsstelle die Beiträge aller Beschäftigten für den Abrechnungszeitraum – getrennt nach Beitragsgruppen – nach. Der Beitragsnachweis enthält die Summe der Beiträge aus den einzelnen Beitragsabrechnungen. Der Beitragsnachweis ist ausschließlich elektronisch durch Datenübertragung zu übersenden.
Dies hat ausschließlich auf elektronischem Weg zu erfolgen. Dazu reicht der Arbeitgeber den Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des 2. Arbeitstages vor Fälligkeit durch Datenübertragung ein. Damit muss der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats der Einzugsstelle vorliegen. Dies bedeutet, dass der Beitragsnachweis der Einzugsstelle um 0.00 Uhr dieses Tages vorliegen muss. Der Beitragsnachweis ist also nur dann rechtzeitig eingereicht, wenn die Einzugsstelle am gesamten fünftletzten Bankarbeitstag des Monats über den Beitragsnachweis verfügen kann. Ein früheres Einreichen des Datensatzes liegt sowohl im Interesse der Einzugsstelle als auch des Arbeitgebers, weil die Einzugsstelle so in die Lage versetzt wird, den Nachweis umfassend auf Plausibilität zu prüfen. Als Beitragsnachweis sind die von den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in gemeinsamen Grundsätzen einheitlich gestalteten Datensätze zu verwenden.
Beitragsnachweise gelten für Vollstreckungsmaßnahmen der Einzugsstellen als Leistungsbescheide. Es bedarf also keines vollstreckbaren Titels.
Sozialversicherungsrechtliche Beurteilung
Nach § 7a SGB IV können Auftraggeber und/oder Auftragnehmer bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund den Status der Erwerbstätigen feststellen lassen (siehe auch Clearingstelle).
Die Prüfdienste der Rentenversicherungsträger sind nach § 28p Abs. 1 SGB IV gesetzlich verpflichtet, bei jedem Arbeitgeber in der Bundesrepublik Deutschland spätestens alle vier Jahre eine Betriebsprüfung durchzuführen. Die Betriebsprüfung schließt auch die Überprüfung der durch den Arbeitgeber vorgenommenen sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung ein, ob bei Ausüben einer Erwerbstätigkeit eine abhängige Beschäftigung vorliegt oder es sich um eine selbständige Tätigkeit handelt (§ 7 Abs. 1 SGB IV).
Zwingend erfolgt die Überprüfung der sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung auf die im Betrieb tätigen Ehegatten, Lebenspartner, Abkömmlinge des Arbeitgebers sowie mitarbeitenden Gesellschafter (siehe auch Gesellschafter und Organmitglieder) und Geschäftsführer (siehe auch Geschäftsführer einer GmbH) einer GmbH oder UG.
Ehegatten, Lebenspartner, Abkömmlinge
Ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis zwischen Angehörigen kann angenommen werden, wenn
Kommt der Arbeitgeber bei Beschäftigungsaufnahme zu dem Ergebnis, dass ein abhängiges Beschäftigungsverhältnis besteht, ist von ihm eine Anmeldung mit dem Statuskennzeichen 1 (Meldegrund 10) vorzunehmen (§ 28a Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 Buchstabe d SGB IV).
Durch die Meldung wird bei der Clearingstelle ein Statusfeststellungsverfahren ausgelöst. Der Arbeitgeber bekommt einen Fragebogen zur sozialversicherungsrechtlichen Beurteilung eines Beschäftigungsverhältnisses zwischen Angehörigen, maschinell zugesandt.
Insolvenzschutz von Wertguthaben
Seit dem 1. Januar 2009 gelten strengere Regelungen zur Insolvenzsicherung von Wertguthaben im Sinne von § 7b SGB IV. Die Rentenversicherungsträger stellen im Rahmen der Betriebsprüfung fest, ob eine den gesetzlichen Erfordernissen entsprechende Insolvenzschutzmaßnahme durch den Arbeitgeber ergriffen wurde. Beanstandungen können zu einer Auflösung des Wertguthabens führen.
Rechnungswesen
Die Rentenversicherungsträger sind berechtigt, innerhalb des Rechnungswesens über den Bereich der Entgeltabrechnung hinaus zu prüfen (§ 11 Abs. 2 BVV).
Zu den vorzuhaltenden Unterlagen gehören beispielsweise
Prüfberichte der Finanzbehörden
Nach § 10 Abs. 2 BVV ist der Arbeitgeber verpflichtet, Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden dem Prüfer der Rentenversicherung vorzulegen. Die Prüfer der Rentenversicherung sind verpflichtet, diese Unterlagen einzusehen und eine versicherungs- und beitragsrechtliche Auswertung vorzunehmen. Das Ergebnis ist im Prüfbericht festzuhalten; im Prüfbericht sind auch die Gründe festzuhalten, falls von einer Auswertung abgesehen wurde.
Wenn bei Lohnsteueraußenprüfungen festgestellt wird, dass zu wenig Lohnsteuer einbehalten und abgeführt wurde und Arbeitgeber und Arbeitnehmer als Gesamtschuldner gelten (§ 42d EStG), kann – alternativ zu einer Mitteilung an das für den Arbeitnehmer zuständige Wohnstättenfinanzamt – der Arbeitgeber in Haftung genommen werden. Der Arbeitgeber kann in solchen Fällen die übernommene Lohnsteuer vom Arbeitnehmer zurückfordern. Verzichtet der Arbeitgeber auf die Rückforderung, so ist die übernommene Lohnsteuer ein geldwerter Vorteil für den Arbeitnehmer.
Zeitgleiche Lohnsteuer-Außenprüfung und Betriebsprüfung
Das Gesetz zur Modernisierung und Entbürokratisierung des Steuerverfahrens (Steuerbürokratieabbaugesetz) vom 20. Dezember 2008 wurde vom Bundestag unter Zustimmung des Bundesrates beschlossen.
Unter anderem wurde das Einkommensteuergesetz geändert. Dem § 42 f wird folgender Absatz Nummer 4 angefügt:
"…Auf Verlangen des Arbeitgebers können die Außenprüfungen und die Prüfungen durch die Träger der Rentenversicherung (§ 28p SGB IV) zur gleichen Zeit durchgeführt werden…."
Die Regelung trat zum 1.1.2010 in Kraft.
Was bedeutet das?
Der Arbeitgeber kann einen Antrag stellen, dass eine (anstehende) Lohnsteuer- Außenprüfung und eine Betriebsprüfung nach § 28p SGB IV zeitgleich durchgeführt werden. Zeitgleich bedeutet in diesem Kontext jedoch nicht, dass eine inhaltliche gemeinsame Prüfung durchgeführt wird. Die vom Gesetzgeber vorgegebene Trennung der Verwaltungszweige wird beibehalten. Das Steuergeheimnis und das Sozialgeheimnis müssen hiernach weiterhin beachtet werden.
Wo kann man einen Antrag stellen?
Arbeitgeber können jederzeit Anträge (auch formlos) stellen. Jedes zuständige Betriebsstättenfinanzamt verfügt über das Antragsformular, welches von dem jeweiligen Arbeitgeber - zur organisatorischen Bewältigung - zu beantworten ist. Die Anträge können bei den Finanzämtern oder bei den Trägern der Rentenversicherung gestellt werden. Die Träger der Rentenversicherung leiten die Anträge den zuständigen Betriebsstättenfinanzämtern weiter.
Wo wird der Antrag bearbeitet?
Die Bearbeitung des Antrages und die Beantwortung wird vom zuständigen Betriebsstättenfinanzamt durchgeführt.
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