Voraussetzungen

Die Übermittlung von Daten im Rahmen der in dieser Broschüre beschriebenen Meldeverfahren erfolgt ausschließlich durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogrammen oder mittels systemgeprüfter elektronischer Ausfüllhilfen (§ 95 SGB IV). Voraussetzung für die Erstattung der Meldungen im automatisierten Verfahren ist insbesondere, dass die Beitragsberechnungen, Meldungen, Beitragsnachweise, Bescheinigungen und Anträge maschinell erstellt und übermittelt werden. Die den Meldungen zugrunde liegenden Tatbestände müssen maschinell erkannt werden.

Für die Beurteilung einer ordnungsmäßigen Abwicklung der Entgeltabrechnung sind die Regelungen der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags maßgebend. Für die Berechnung der Beiträge gilt der erste Abschnitt der BVV.

Standards für die elektronische Übermittlung an die oder innerhalb der Sozialversicherung werden in den „Gemeinsamen Grundsätzen Technik“ der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung nach § 95 SGB IV geregelt.

Die Zulassung eines Entgeltabrechnungsprogramms zur Erstattung von Meldungen und Beitragsnachweisen im automatisierten Verfahren nach § 95b SGB IV ist an bestimmte Voraussetzungen geknüpft. Diese sind in den Gemeinsamen Grundsätzen der Spitzenorganisationen der Sozialversicherung nach § 22 DEÜV definiert.

Die Entgeltabrechnungsprogramme müssen im Wesentlichen folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Die Stammdaten werden bei der Datenerfassung, spätestens vor jeder monatlichen Abrechnung, maschinell auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft, wobei als fehlerhaft erkannte Daten protokolliert und nicht in die Entgeltunterlagen übernommen werden.
• Daten werden nur übermittelt, wenn dem Arbeitgeber die melderelevanten persönlichen Daten des Beschäftigten vorliegen.
• Die Fehlzeiten/SV-Unterbrechungen werden maschinell verwaltet.
• Die Sozialversicherungsbeiträge werden maschinell ermittelt.
• Rückrechnungen und Beitragskorrekturen sind mindestens bis zum April des Vorjahres programmgesteuert möglich.
• Nach Korrekturen von Arbeitsentgelten oder abrechnungsrelevanten Stammdaten im Zeitrahmen der Rückrechnungstiefe und von Märzklausel-Fällen werden bereits abgerechnete Monate (auch Monate, in denen einmalig gezahltes Arbeitsentgelt gewährt wurde) automatisch aufgerollt.
• Alle melderelevanten Daten werden aus maschinell geführten Entgeltunterlagen entnommen.
• Alle Meldetatbestände werden maschinell erkannt.
• Alle Meldungen, Beitragsnachweise, Anträge und Bescheinigungen werden maschinell ausgelöst, vollständig erstattet und dokumentiert.
• Vor Erstattung der Meldungen, Beitragsnachweise, Anträge, Bescheinigungen und Abrufe von Arbeitsunfähigkeitszeiten werden die darin enthaltenen Stamm- und Abrechnungsdaten maschinell auf Zulässigkeit, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft.
• Die Meldung des elektronischen Lohnnachweises und der einzelnen UV-Jahresmeldungen, die aus demselben Entgeltabrechnungsprogramm/System erzeugt werden, werden auf Grundlage derselben Entgelte erstellt und gemeldet.
• Als fehlerhaft erkannte Meldedaten werden protokolliert und nicht übermittelt.
• Entgegengenommene Meldungen, Anforderungen und Bescheinigungen werden maschinell verarbeitet und dokumentiert sowie die sich daraus ergebenden systemseitigen Folgeprozesse umgesetzt.

Diese Voraussetzungen werden im Rahmen einer Systemuntersuchung geprüft. Für die erstmalige Zulassung eines Entgeltabrechnungsprogramms durch eine Systemprüfung mit anschließenden Pilotprüfungen muss sich der Software-Hersteller an die Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung GmbH (ITSG), Seligenstädter Grund 11, 63150 Heusenstamm, www.itsg.de, wenden. Anschließend gewährleisten permanente Qualitätskontrollen die Umsetzung gesetzlicher Änderungen und ergangener Gremienbeschlüsse.

Die oben angegebenen Gemeinsamen Grundsätze beschreiben ein modulares Verfahren. Dabei werden zum einen immer zu erfüllende Mindestanforderungen an ein Entgeltabrechnungsprogramm definiert. Diesem Basismodul können zum anderen verschiedene Module oder Qualitätsmerkmale individuell hinzugefügt werden.

Das Basismodul besteht aus folgenden Grundkomponenten:

• Maschinelle Beitragsberechnung aus laufendem Arbeitsentgelt,
• maschinelle Beitragsberechnung aus Einmalzahlungen einschließlich der Märzklausel-Fälle,
• maschinelle Beitragsberechnung aus Kurzarbeitergeld,
• Berücksichtigung von Vortragswerten für die Beitragsberechnung,
• Beitragsberechnung unter Berücksichtigung des Übergangsbereichs,
• maschinelle Berücksichtigung der beitrags- und melderechtlichen Besonderheiten bei einer geringfügigen Beschäftigung,
• maschinelle Ermittlung der Sozialversicherungstage,
• maschinelle Fehlzeitensteuerung,
• maschinelle Rückrechnung mindestens bis zum April des Vorjahres,
• maschinelle Aufrollung,
• maschinelle Führung von Entgeltunterlagen,
• maschinelle Erstellung und Übermittlung der Meldungen und Beitragsnachweise,
• maschineller Abgleich der Stammdaten mit der UV-Stammdatendatei,
• maschinelle Erstellung und Übermittlung des elektronischen Lohnnachweises,
• maschinelles Antragsverfahren nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG),
• maschninelle Umlagenberechnung nach dem AAG,
• Abruf, Annahme und Verarbeitung von Arbeitsunfähigkeitszeiten nach § 109 Abs. 1 SGB IV,
• Dialogverfahren zur Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen nach § 107 Abs. 2 SGB IV,
• EEL-Verfahren nach § 107 SGB IV zur Berechnung von Krankengeld, Kinderkrankengeld, Mutterschaftsgeld einschließlich der Mitteilungen zur Dauer und Höhe der Entgeltersatzleistung sowie über etwaige beitragspflichtige Einnahmen,
• maschinelle Berechnung der Insolvenzgeldumlage,
• maschinelle Annahme und Verarbeitung von Informationen der Krankenkassen zur anteiligen Berechnung von Gesamtsozialversicherungsbeiträgen bei einer Mehrfachbeschäftigung,
• maschinelle Abfrage der Versicherungsnummer bei der Datenstelle der Rentenversicherung,
• Annahme und Verarbeitung von elektronischen Anforderungen „Gesonderte Meldung“ nach § 194 SGB VI durch die Rentenversicherungsträger,
• elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1; ausgenommen hiervon sind die Verfahren für Mitglieder von Flug- und Kabinenbesatzungen sowie für gewöhnlich in der Seefahrt beschäftigte Personen im Sinne von § 106 Abs. 2 Nr. 2 und Abs. 3 SGB IV,
• Annahme und Verarbeitung von elektronischen Mitgliedsbestätigungen der Krankenkassen nach § 175 Abs. 3 SGB V,
• Annahme und Verarbeitung von elektronischen Anforderungen fehlender Jahresmeldungen durch Einzugsstellen nach § 10 Abs. 3 DEÜV,
• elektronisches Entgeltbescheinigungsverfahren rvBEA nach § 108 Abs. 2 SGB IV für die Deutsche Rentenversicherung einschließlich des Verfahrens nach § 108a Abs. 1 SGB IV zur Anforderung und Übermittlung von Entgeltdaten für die Gewährung von beantragtem Elterngeld,
• Annahme und Verarbeitung von elektronischen Anforderungen von notwendigen Angaben zur Einrichtung eines Arbeitgeberkontos durch Einzugsstellen nach § 28a Abs. 3b SGB IV,
• elektronisch unterstützte Betriebsprüfung mit Ausnahme der Annahme von Grunddaten für Meldekorrekturen und der Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung.

Dem Basismodul können folgende Module oder Qualitätsmerkmale individuell als Zusatzmodule hinzugefügt werden:

• Abrechnungsunabhängige Meldungen,
• Sofortmeldungen,
• Abrechnung für behinderte Menschen in geschützten Einrichtungen,
• Abrechnung für behinderte Menschen in Inklusionsbetrieben,
• Abrechnung für in der Seefahrt beschäftigte Personen,
• Altersteilzeit,
• Beitragsberechnung für Zukunftssicherungsleistungen,
• flexible Arbeitszeitmodelle,
• Saison-Kurzarbeitergeld,
• Mehrfachabrechnungen innerhalb eines Abrechnungsmonats,
• unständig Beschäftigte,
• maschinelle Berechnung von Beiträgen bei auftragsweiser Auszahlung der Verdienstausfallentschädigung nach dem Infektionsschutzgesetz,
• maschinelles Meldeverfahren für berufsständische Versorgungseinrichtungen,
• Entgeltbescheinigungen zur Berechnung von Sozialleistungen und Mitteilungen über Vorerkrankungen (EEL-Verfahren),
• maschinelle Erstellung und Übermittlung der Meldungen und Übertragung der Beitragsnachweise für Zahlstellen,
• elektronisch unterstützte Betriebsprüfung,
• elektronische Arbeitsbescheinigungen der Bundesagentur für Arbeit (BEA-Verfahren),
• elektronische Beantragung einer gesonderten Absendernummer,
• elektronische Beantragung einer Zahlstellennummer,
• Melde- und Beitragsverfahren für Versicherte der knappschaftlichen Rentenversicherung,
• Melde- und Beitragsverfahren für in der Seefahrt beschäftigte Personen einschließlich des elektronischen Antrags- und Bescheinigungsverfahrens A1 für gewöhnlich in der Seefahrt beschäftigte Personen nach § 106 Abs. 3 SGB IV,
• elektronisches Antrags- und Bescheinigungsverfahren A1 für Mitglieder von Flug- und Kabinenbesatzungen nach § 106 Abs. 2 Nr. 2 SGB IV,
• elektronischer Antrag auf Kurzarbeitergeld nach § 108 Abs. 1 SGB IV (KEA-Verfahren),
• EEL-Verfahren nach § 107 SGB IV zur Berechnung von Verletztengeld, Kinderverletztengeld und Übergangsgeld einschließlich der Mitteilungen zur Dauer und Höhe der Entgeltersatzleistung sowie über etwaige beitragspflichtige Einnahmen,
• Annahme von Grunddaten für Meldekorrekturen im Zusammenhang mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung,
• Übermittlung von Daten aus der Finanzbuchhaltung im Zusammenhang mit der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung.

Wurde ein Programm erfolgreich untersucht, zertifiziert die ITSG das zugelassene Entgeltabrechnungsprogramm und vergibt eine Identifikationsnummer (PROD/MOD-ID). Diese sendet der Arbeitgeber jedes Mal mit, wenn er Daten an die Einzugsstelle (Krankenkasse) oder eine andere Datenannahmestelle überträgt.

Stornierung von Meldungen

Meldungen, die unzutreffende Angaben enthielten, an eine unzuständige Krankenkasse erstattet wurden und Meldungen, die nicht zu erstatten waren, sind nach § 14 DEÜV zu stornieren und gegebenenfalls in richtiger Form erneut zu erstatten. Wird eine Meldung storniert, so sind in der Stornierungsmeldung die ursprünglich gemeldeten Daten anzugeben. Änderungen der Staatsangehörigkeit sowie Änderungen von Betriebsdaten können nicht storniert werden.

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