Zuwendungen des Arbeitgebers aus Anlass von Betriebsveranstaltungen sind steuerfrei und somit beitragsfrei, wenn sie den üblichen Rahmen nicht übersteigen.

Der übliche Rahmen gilt als nicht überschritten, wenn jährlich nicht mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt werden und soweit die Aufwendungen des Arbeitgebers für den einzelnen Arbeitnehmer 110 Euro je Veranstaltung nicht übersteigen. Wird der Rahmen des Üblichen überschritten, so ist seit 1. Januar 2015 nur der Teil der Zuwendungen als Arbeitslohn anzusehen, der den Freibetrag von 110 Euro übersteigt. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall die steuerpflichtigen Zuwendungen an seine Arbeitnehmer pauschal versteuern. Im Falle einer tatsächlich durchgeführten Pauschalversteuerung sind die Zuwendungen in der Sozialversicherung kein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.

Zum Nachweis sollte aus den Lohnunterlagen erkennbar sein, für welche Personen und in welcher Höhe die Pauschalversteuerung durchgeführt wurde. Insbesondere, wenn der Freibetrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer in Anspruch genommen und damit von den Zuwendungen, die pauschal versteuert werden, abgezogen wird, ist es notwendig, den geldwerten Vorteil pro teilnehmendem Arbeitnehmer auszuweisen, denn dieser kann unterschiedlich hoch sein. Es empfiehlt sich daher, pro Betriebsveranstaltung eine Teilnehmerliste zu führen, in welcher festgehalten wird, ob es die 1. oder 2. Betriebsveranstaltung für diesen Arbeitnehmer ist und ob die 110 Euro pro Betriebsveranstaltung und Teilnehmer überschritten sind, sowie wie viele Begleitpersonen dem Teilnehmer zuzurechnen sind.

Zu den Zuwendungen gehören auch Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers bleiben dagegen unberücksichtigt. Damit werden zum Beispiel die Abschreibung auf Unternehmensgebäude oder Lohnkosten für Mitarbeiter, die die Veranstaltung vorbereiten, nicht einbezogen. Es spielt keine Rolle, ob die Kosten einzelnen Mitarbeitern individuell zurechenbar sind. Auch die Kosten für das Rahmenprogramm, wie zum Beispiel die Raummiete, werden in die Grenze einbezogen, ebenso die Kosten für die Begleitpersonen des Mitarbeiters. Berücksichtigt werden auch Geschenke und Verlosungsgewinne.

Unsere Leseempfehlung

• Arbeitsentgelt
• "summa summarum" Ausgabe 3/2015