Unverzichtbares Merkmal für das Meldeverfahren ist die Versicherungsnummer. Sie ist dem Versicherungsnummernachweis, der Bestandteil eines anlassbezogenen Anschreibens ist, zu entnehmen.
Die Pflicht zur Vorlage eines Sozialversicherungsausweises wird seit 1. Januar 2023 durch den automatisierten Abruf der Versicherungsnummer seitens des Arbeitgebers bei der Datenstelle der Rentenversicherung abgelöst. Zudem wird der Sozialversicherungsausweis durch den Versicherungsnummernachweis ersetzt (§ 28a Abs. 3a SGB IV, § 147 Abs. 4 SGB VI).
Jeder Arbeitnehmer – also auch jeder geringfügig Beschäftigte – erhält einen Versicherungsnummernachweis, der von der DSRV ausgestellt wird. Dies geschieht grundsätzlich von Amts wegen bei der Vergabe der Versicherungsnummer, insbesondere bei der erstmaligen Aufnahme einer Beschäftigung. Darüber hinaus wird ein neuer Versicherungsnummernachweis auf Antrag ausgestellt, wenn der bisherige zerstört, abhanden gekommen oder unbrauchbar geworden ist oder von Amts wegen bei Änderung der Angaben zur Person oder der Versicherungsnummer.
Die Anträge auf Ausstellung eines Versicherungsnummernachweises werden in der Regel von der zuständigen Krankenkasse oder vom Rentenversicherungsträger angenommen. Für Arbeitnehmer, die nicht gesetzlich krankenversichert sind, nimmt eine Krankenkasse den Antrag entgegen, die im Fall einer Krankenversicherung kraft Gesetzes wählbar wäre. Darüber hinaus können für die Beantragung eines neuen Versicherungsnummernachweises die Online-Dienste der Deutschen Rentenversicherung genutzt werden.
Für die Antragstellung wird Handlungsfähigkeit im Sinne der Sozialversicherung vorausgesetzt – der Antragsteller muss also das 15. Lebensjahr vollendet haben. Ist der Versicherungsnummernachweis unbrauchbar geworden, so muss er an die zuständige Krankenkasse oder den zuständigen Rentenversicherungsträger zurückgegeben werden. Zurückgegebene Versicherungsnummernachweis werden vernichtet.
Der Versicherungsnummernachweis ist Bestandteil eines Anschreibens aufgrund einer der genannten Anlässe.
Als personenbezogene Daten des Arbeitnehmers enthält der Versicherungsnummernachweis ausschließlich
Die aufgeführten Daten reichen zum automatischen Abruf der Meldedaten und der Informationen über den Bezug von Leistungen nach dem SGB II und III sowie über erteilte Arbeitserlaubnisse aus. Zusätzliche personenbezogene Daten dürfen nicht in den Versicherungsnummernachweis aufgenommen werden.
Die bisherige Pflicht zur Vorlage des SV-Ausweises bei Beginn der Beschäftigung ist zum 1. Januar 2023 entfallen. Alle persönlichen Angaben sind amtlichen Dokumenten zu entnehmen. Die Versicherungsnummer ist maschinell mit Hilfe des genutzten Entgeltabrechnungsprogramms vom Arbeitgeber bei der DSRV abzurufen. Nur wenn keine Versicherungsnummer übermittelt werden kann, hat der Beschäftigte den Versicherungsnummernachweis vorzulegen oder der Arbeitgeber hat die Vergabe einer Versicherungsnummer im Meldeverfahren zu beantragen. Auf die Ausführungen unter Versicherungsnummer wird verwiesen.
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