Beamte, Richter, Soldaten auf Zeit sowie Berufssoldaten und sonstige beamtenähnlich Beschäftigte sind versicherungsfrei in der Kranken- und Arbeitslosenversicherung, wenn sie nach beamtenrechtlichen Grundsätzen bei Krankheit Anspruch auf Fortzahlung der Bezüge und auf Beihilfe oder Heilfürsorge haben. Die Versicherungsfreiheit gilt in der Krankenversicherung auch für eine neben der Beamtentätigkeit ausgeübte Zweitbeschäftigung. In der Arbeitslosenversicherung erstreckt sie sich nicht auf die Zweitbeschäftigung.

Pflegeversicherungspflicht besteht, sofern der Beamte oder beamtenähnlich Beschäftigte in der gesetzlichen Krankenversicherung freiwillig krankenversichert ist. Für diesen Personenkreis besteht jedoch unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, sich von der Pflegeversicherungspflicht befreien zu lassen.

In der Rentenversicherung besteht regelmäßig Versicherungsfreiheit. Für daneben ausgeübte Beschäftigungen gelten die allgemeinen Regelungen.

Beamte und sonstige beamtenähnlich Beschäftigte bleiben in einer Zweitbeschäftigung als Arbeitnehmer rentenversicherungsfrei, sofern die Versorgungsanwartschaft aufgrund einer Gewährleistungsentscheidung ausdrücklich auf diese Zweitbeschäftigung erstreckt wird.

Seit dem 1. Juli 2011 ist die für männliche Personen bestehende gesetzliche Wehrpflicht ausgesetzt. Die Bundeswehr sichert seitdem ihren Personalbedarf verstärkt durch Zeitsoldaten. Eine Vielzahl dieser Zeitsoldaten nimmt zum Ablauf ihrer aktiven Dienstzeit die Möglichkeiten in Anspruch, unter Förderung durch die Bundeswehr eine berufliche Ausbildung aufzunehmen. Wie diese Personen während der Berufsausbildung sozialversicherungsrechtlich zu behandeln sind, wird in der Ausgabe 1/2016 von summa summarum dargestellt.

Sind Pflichtbeiträge in der Rentenversicherung trotz Fehlens der Versicherungspflicht nicht spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung beanstandet worden, ist eine Beanstandung ausgeschlossen, wenn der Versicherte nach § 45 Abs. 2 SGB X auf die Rechtmäßigkeit der Beitragsentrichtung vertrauen konnte und dieses Vertrauen schutzwürdig ist (§ 26 Abs. 1 Satz 1 SGB IV). Beiträge, die nicht mehr beanstandet werden können, gelten als zu Recht entrichtete Pflichtbeiträge (§ 26 Abs. 1 Satz 2 SGB IV). Nach § 26 Abs. 1 Satz 3 SGB IV gelten die in der irrtümlichen Annahme der Versicherungspflicht für abhängig Beschäftigte und Bezieher von Vorruhestandsgeld gezahlten Pflichtbeiträgen und die für geringfügig entlohnte Beschäftigte gezahlten Pauschalbeiträge zur Rentenversicherung nach Ablauf der vierjährigen Verjährungsfrist als zu Recht entrichtete Beiträge. Eine Beanstandung und Erstattung dieser Beiträge ist daher ausgeschlossen.

Zudem gelten nach Ablauf der vierjährigen Verjährungsfrist sowohl in voller Höhe als auch in Teilen zu Unrecht gezahlte Beiträge zur Rentenversicherung als zu Recht entrichtete Beiträge.

Bei einer unterlassenen Beitragsentrichtung handelt der Arbeitgeber bedingt vorsätzlich, wenn er seine Beitragspflicht für möglich gehalten, es aber billigend in Kauf genommen hat, dass die fälligen Beiträge nicht abgeführt werden. Der bedingte Vorsatz ist eine abgeschwächte Unterform des Vorsatzes.

Ist ein Arbeitgeber hinsichtlich der versicherungs- und beitragsrechtlichen Beurteilung einer Erwerbstätigkeit unsicher, kann er die Entscheidung einer fachkundigen Stelle (Einzugsstelle bzw. Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund) einholen. Nach einem Urteil des Bundessozialgerichts vom 9. November 2011 (B 12 R 18/09 R) kann der Verzicht auf einen entsprechenden Antrag vorwerfbar im Sinne des (bedingten) Vorsatzes sein. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein derart eindeutiger Fall einer abhängigen Beschäftigung und somit einer nur scheinbaren Selbstständigkeit vorliegt, dass dies zu erkennen auch vom Arbeitgeber als juristischem Laien erwartet werden musste.

Für bestimmte im Sozialgesetzbuch genannte Personengruppen ist auf Antrag und unter bestimmten Voraussetzungen eine Befreiung von der Rentenversicherungspflicht möglich. Von der Möglichkeit können z. B. Mitglieder berufsständischer Versorgungseinrichtungen oder Gewerbetreibende in Handwerksbetrieben nach 18-jähriger Pflichtbeitragsleistung Gebrauch machen.

Auch geringfügig entlohnt Beschäftigte können sich auf Antrag von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. Minderjährige benötigen dafür jedoch die Zustimmung des gesetzlichen Vertreters.

Selbstständige

Selbstständige, die dem rentenversicherungspflichtigen Personenkreis des § 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI angehören, können unter bestimmten Voraussetzungen auf Antrag von der Rentenversicherungspflicht befreit werden.

So werden nach § 6 Abs. 1a Satz 1 Nr. 1 SGB VI Personen in der Existenzgründungsphase für einen Zeitraum von bis zu drei Jahren nach erstmaliger Aufnahme einer selbstständigen Tätigkeit, die die Merkmale des § 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI erfüllt, von der Rentenversicherungspflicht befreit. Für eine zweite Existenzgründung kann der 3-jährige Befreiungszeitraum erneut in Anspruch genommen werden. Eine zweite Existenzgründung liegt nicht vor, wenn eine bestehende selbstständige Existenz lediglich umbenannt oder deren Geschäftszweck gegenüber der vorangegangenen nicht wesentlich verändert worden ist. Außerdem werden von der Rentenversicherungspflicht diejenigen Selbstständigen befreit, die das 58. Lebensjahr vollendet haben und nach einer zuvor ausgeübten selbstständigen Tätigkeit erstmals nach § 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI versicherungspflichtig würden (§ 6 Abs. 1a Satz 1 Nr. 2 SGB VI).

Nach der Übergangsregelung des § 231 Abs. 5 SGB VI können ferner Personen, die am 31. Dezember 1998 eine selbstständige Tätigkeit ausgeübt haben, in der sie nicht rentenversicherungspflichtig waren und nach diesem Zeitpunkt gemäß § 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI rentenversicherungspflichtig werden, unter bestimmten Voraussetzungen von der Rentenversicherungspflicht befreit werden.

Geringfügig entlohnt Beschäftigte

Geringfügig entlohnt Beschäftigte können sich auf Antrag von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen. In diesen Fällen hat der Arbeitgeber einen pauschalen Beitrag zur Rentenversicherung in Höhe von 15 % des Arbeitsentgelts zu zahlen. Für geringfügig entlohnt Beschäftigte in Privathaushalten gilt ein pauschaler Beitragssatz von 5 %. Die Zahlung von Pauschalbeiträgen begründet allerdings nur eingeschränkte Leistungsansprüche.

Die Beschäftigung von behinderten Menschen in geschützten Einrichtungen (Werkstätten für behinderte Menschen, Blindenwerkstätten, Anstalten und Heime) unterliegt der Versicherungspflicht in der Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung. Auf Art und Dauer der Beschäftigung sowie auf die wirtschaftliche Verwertbarkeit der Arbeitsleistung kommt es nicht an. Unerheblich ist auch, ob und gegebenenfalls in welcher Höhe Arbeitsentgelt gezahlt wird.

Hingegen ist dieser Personenkreis gemäß § 28 Abs. 1 Nr. 2 SGB III grundsätzlich versicherungsfrei in der Arbeitslosenversicherung.

Die Beiträge werden von einem Arbeitsentgelt bis zur Höhe der für den Abrechnungszeitraum geltenden Beitragsbemessungsgrenze erhoben. Die Beitragsbemessungsgrenze wird jährlich im Voraus für das nächste Kalenderjahr festgesetzt.

Während in der gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung im gesamten Bundesgebiet einheitliche Werte gelten, wird im Bereich der Renten- und Arbeitslosenversicherung weiterhin zwischen West und Ost unterschieden.

Nachfolgend die Werte für 2024:

Für andere Bemessungszeiträume als Jahr und Monat werden die Beitragsbemessungsgrenzen aus den Jahres-Beitragsbemessungsgrenzen (Jahres-BBG) errechnet – und zwar stets auf kalendertäglicher Basis.

Die Arbeitgeberbeiträge zugunsten einer kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung an einen Pensionsfonds, eine Pensionskasse oder eine Direktversicherung sind zwar ab dem 1. Januar 2018 nach § 3 Nr. 63 Satz 1 EStG bis zu 8 % der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung steuerfrei, beitragsfrei in der Sozialversicherung sind sie jedoch weiterhin nur bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (2024: 3.624 Euro).

Zu beachten ist auch, dass sich die Beitragsfreiheit der Arbeitgeberbeiträge zur kapitalgedeckten betrieblichen Altersversorgung auf die nach § 3 Nr. 63 Satz 1 EStG steuerfreien Beiträge beschränkt, sofern sie 4 % der Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung (2024: 3.624 Euro) nicht übersteigen. Die nach § 3 Nr. 63 Satz 3 und 4 EStG steuerfreien Arbeitgeberbeiträge sind demnach beitragspflichtig.

Die Beitragsgruppen sind in den Meldungen mit einem vierstelligen numerischen Schlüssel zu verschlüsseln. Für jeden Beschäftigten ist in der Reihenfolge Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung die für den jeweiligen Arbeitnehmer entsprechende Ziffer der nachfolgenden Tabelle anzugeben.

Der Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung repräsentiert keinen eigenen Versicherungszweig, sondern ist Teil des Krankenversicherungsbeitrags.

Die Angabe der Beitragsgruppe 9 zur Krankenversicherung ist zwingend, wenn der Arbeitgeber die Beiträge für freiwillig Krankenversicherte abführt (Firmenzahlerverfahren).

Für versicherungsfreie kurzfristig Beschäftigte (PGR 110) und ausschließlich in der gesetzlichen Unfallversicherung versicherte Beschäftigte (PGR 190) lautet der Beitragsgruppenschlüssel 0000.

Der Arbeitgeber weist gegenüber der jeweils zuständigen Einzugsstelle die Beiträge aller Beschäftigten für den Abrechnungszeitraum – getrennt nach Beitragsgruppen – nach. Der Beitragsnachweis enthält die Summe der Beiträge aus den einzelnen Beitragsabrechnungen. Der Beitragsnachweis ist ausschließlich elektronisch durch Datenübertragung zu übersenden.

Dies hat ausschließlich auf elektronischem Weg zu erfolgen. Dazu reicht der Arbeitgeber den Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des 2. Arbeitstages vor Fälligkeit durch Datenübertragung ein. Damit muss der Beitragsnachweis spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags des Monats der Einzugsstelle vorliegen. Dies bedeutet, dass der Beitragsnachweis der Einzugsstelle um 0.00 Uhr dieses Tages vorliegen muss. Der Beitragsnachweis ist also nur dann rechtzeitig eingereicht, wenn die Einzugsstelle am gesamten fünftletzten Bankarbeitstag des Monats über den Beitragsnachweis verfügen kann. Ein früheres Einreichen des Datensatzes liegt sowohl im Interesse der Einzugsstelle als auch des Arbeitgebers, weil die Einzugsstelle so in die Lage versetzt wird, den Nachweis umfassend auf Plausibilität zu prüfen. Als Beitragsnachweis sind die von den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in gemeinsamen Grundsätzen einheitlich gestalteten Datensätze zu verwenden.

Beitragsnachweise gelten für Vollstreckungsmaßnahmen der Einzugsstellen als Leistungsbescheide. Es bedarf also keines vollstreckbaren Titels.

Krankenversicherung

Die Beiträge werden aus dem Arbeitsentgelt nach einem bestimmten Vomhundertsatz (Beitragssatz) berechnet. In der Krankenversicherung sind seit dem 1. Januar 2015 die folgenden Beitragssätze gesetzlich festgeschrieben:

Der allgemeine Beitragssatz für pflichtversicherte Beschäftigte, die bei Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Krankengeld haben, in Höhe von 14,6 Prozent sowie der ermäßigte Beitragssatz für pflichtversicherte Beschäftigte, die bei Arbeitsunfähigkeit keinen Anspruch auf Krankengeld haben, in Höhe von 14,0 Prozent.

Soweit der Finanzbedarf einer Krankenkasse durch die Zuweisungen aus dem Gesundheitsfonds nicht gedeckt ist, wird von ihren Mitgliedern ein Zusatzbeitrag erhoben. Der Zusatzbeitrag wird einkommensabhängig, prozentual von den beitragspflichtigen Einnahmen des Mitglieds erhoben. Bei Arbeitnehmern ist der Zusatzbeitrag Bestandteil des Gesamtsozialversicherungsbeitrages; er wird je zur Hälfte vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer getragen. Die Höhe des Zusatzbeitragssatzes regelt jede Krankenkasse individuell in ihrer Satzung. Eine Obergrenze der Zusatzbeitragssätze sieht das Gesetz nicht vor. Abweichend von diesem kassenindividuellen Zusatzbeitrag ist für Auszubildende mit einem Arbeitsentgelt bis 325 Euro im Monat (sogenannte Geringverdiener) für die Beitragsbemessung ein vom Bundesministerium für Gesundheit festgelegter durchschnittlicher Zusatzbeitragssatz maßgebend. Dieser beträgt seit dem 1. Januar 2024 1,7 Prozent. Er ist auch dann zu zahlen, wenn die individuelle Krankenkasse des Auszubildenden keinen Zusatzbeitrag erhebt. Der Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung für gering verdienende Auszubildende ist allein vom Arbeitgeber zu tragen.

Da der Zusatzbeitrag vom Arbeitgeber gegenüber der Krankenkasse im elektronischen Beitragsnachweis separat nachzuweisen ist, ist er auch gesondert zu ermitteln. Für den Arbeitnehmer sind also – sofern ein Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung zu berechnen ist – stets zwei Beitragsberechnungen zur Krankenversicherung vorzunehmen.

Der Pauschalbeitragssatz zur Krankenversicherung beträgt für geringfügig entlohnt Beschäftigte 13 Prozent. Für geringfügig entlohnt Beschäftigte in Privathaushalten gilt ein Pauschalbeitragssatz von 5 Prozent. Zusatzbeiträge zur Krankenversicherung fallen für geringfügig entlohnt Beschäftigte nicht an.

Pflegeversicherung

Der Beitragssatz zur Pflegeversicherung wird vom Gesetzgeber festgelegt. Er beläuft sich ab dem 1. Juli 2023 auf 3,4 Prozent der beitragspflichtigen Einnahmen (bis 30. Juni 2023 3,05 Prozent). Für kinderlose Versicherte erhöht sich der Beitragssatz mit Ablauf des Monats, in dem sie das 23. Lebensjahr vollenden, um einen Beitragszuschlag von 0,6 Prozent (bis 30. Juni 2023 0,35 Prozent), so dass sich bei diesem Personenkreis ein Gesamtbeitragssatz von 4,0 Prozent ergibt.

Der Gesetzgeber hat darüber hinaus für Eltern mit mehr als einem Kind zum 1. Juli 2023 Abschläge bei der Beitragsberechnung eingeführt. Der vom Arbeitnehmer zu zahlende Beitragsanteil zur Pflegeversicherung wird ab dem zweiten Kind um 0,25 Prozent pro Kind gesenkt. Die Entlastung ist auf maximal 1,0 Prozent begrenzt. Bei Eltern mit mehr als vier berücksichtigungsfähigen Kindern bleibt es bei einer Entlastung in Höhe eines Abschlags von insgesamt 1,0 Prozent. Bei der Bemessung des Abschlags werden Kinder jeweils bis zum Ablauf des Kalendermonats, in dem sie das 25. Lebensjahr vollenden, berücksichtigt.

Mehr zum neuen Beitragsabschlag finden Sie hier und in der Ausgabe 2/2023 der summa summarum.

Rentenversicherung

Im Jahr 2024 betragen die Beitragssätze (unverändert seit 2018)

• 18,6 Prozent in der allgemeinen Rentenversicherung,
• 24,7 Prozent in der knappschaftlichen Rentenversicherung.

Der Pauschalbeitragssatz zur Rentenversicherung beträgt für auf Antrag von der Versicherungspflicht befreite oder versicherungsfreie geringfügig entlohnt Beschäftigte 15 Prozent. Für geringfügig entlohnt Beschäftigte in Privathaushalten gilt in diesen Fällen ein Beitragssatz von 5 Prozent.

Arbeitslosenversicherung

Der Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung beträgt seit dem 1. Januar 2024 2,6 Prozent der Bemessungsgrundlage.

Die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung für versicherungspflichtige Beschäftigte werden grundsätzlich vom Arbeitgeber und vom Arbeitnehmer je zur Hälfte getragen. Von diesem Grundsatz gibt es allerdings mehrere Ausnahmen:

• Kinderlose haben – nach Ablauf des Monats, in dem sie ihr 23. Lebensjahr vollendet haben – in der Pflegeversicherung einen Beitragszuschlag in Höhe von 0,6 Prozent der Bemessungsgrundlage zu zahlen, sodass für sie ein Arbeitnehmeranteil von 2,3 Prozent gilt, der Arbeitgeberanteil aber – wie auch bei Versicherten mit Kindern – 1,7 Prozent beträgt.
• Für Elternteile mit mehr als einem Kind vermindert sich der Arbeitnehmeranteil zur Pflegeversicherung für das zweite und jedes weitere Kind bis zum Ablauf des Monats, in dem das Kind das 25. Lebensjahr vollendet, um je 0,25 Prozent. Der maximale Beitragsabschlag beträgt 1,0 Prozent.
• Im Bundesland Sachsen beläuft sich der Arbeitgeberanteil an den Beiträgen zur Pflegeversicherung abweichend vom übrigen Bundesgebiet auf 1,2 Prozent und der Arbeitnehmeranteil auf 2,2 Prozent – für Kinderlose auf 2,8 Prozent – der Bemessungsgrundlage. Der Arbeitnehmeranteil von 2,2 Prozent vermindert sich darüber hinaus entsprechend den Ausführungen im vorhergehenden Spiegelstrich, wenn mehr als ein berücksichtigungsfähiges Kind vorhanden ist.
• In der knappschaftlichen Rentenversicherung beträgt im Kalenderjahr 2024 (unverändert seit 2018) der Beitragsanteil des Arbeitnehmers 9,3 Prozent und der Beitragsanteil des Arbeitgebers 15,4 Prozent vom rentenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt.
• Die Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung für versicherungsfreie bzw. auf ihren Antrag befreite geringfügig entlohnt Beschäftigte hat der Arbeitgeber allein aufzubringen. Besteht Rentenversicherungspflicht, ist auch der Arbeitnehmer an der Beitragslastverteilung zur Rentenversicherung beteiligt.
• Besteht in der gesetzlichen Rentenversicherung für eine Beschäftigungszeit nach Ablauf des Monats, in dem die Regelaltersgrenze erreicht wurde, Versicherungsfreiheit, hat lediglich der Arbeitgeber seinen Anteil am Rentenversicherungsbeitrag aufzubringen, ein Versichertenanteil fällt nicht an. Im Kalenderjahr 2024 beträgt der Arbeitgeberanteil in der allgemeinen Rentenversicherung 9,3 Prozent und in der knappschaftlichen Rentenversicherung 15,4 Prozent des rentenversicherungspflichtigen Arbeitsentgelts.
• Seit dem 1. Januar 2022 hat der Arbeitgeber (wie vor 2017) auch seinen Anteil am Arbeitslosenversicherungsbeitrag für versicherungsfreie Arbeitnehmer zu entrichten, die er über den Monat des Erreichens der Regelaltersgrenze hinaus beschäftigt. Der Versichertenanteil fällt nicht an. Der Arbeitgeberanteil am Arbeitslosenversicherungsbeitrag beträgt im Jahr 2024 für alle Arbeitgeber 1,3 %.
• Im Übergangsbereich (538,01 Euro bis 2.000,00 Euro) ergibt sich die Beitragslastverteilung in drei Schritten. Zunächst wird der Gesamtbetrag der Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- sowie Arbeitslosenversicherung aus einem reduzierten Arbeitsentgelt ermittelt. Im 2. Schritt wird – wiederum ausgehend von einem fiktiven, reduzierten Arbeitsentgelt – der Arbeitnehmerbeitragsanteil an den Beiträgen ermittelt. Die Differenz zwischen Gesamtbeitrag und Arbeitnehmerbeitragsanteil ergibt den Arbeitgeberbeitragsanteil.
• Für Auszubildende mit einem Arbeitsentgelt bis zu monatlich 325 Euro trägt der Arbeitgeber den Sozialversicherungsbeitrag allein. Dies gilt auch für den Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung, der aus dem Arbeitsentgelt und dem durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz berechnet wird. Wird der Grenzwert in einem Monat aufgrund einer Einmalzahlung überschritten, so trägt der Arbeitgeber die Beiträge aus 325 Euro allein; die Beiträge aus dem übersteigenden Betrag werden vom Arbeitgeber und Auszubildenden je zur Hälfte getragen. Auch für die Berechnung des Zusatzbeitrages aus dem übersteigenden Betrag ist nicht der kassenindividuelle, sondern der durchschnittliche Zusatzbetragssatz maßgebend.

Abweichende Vereinbarungen zur Beitragslastverteilung, die zum Nachteil des Arbeitnehmers führen, sind nichtig.

In der gesetzlichen Pflegeversicherung zahlen kinderlose Mitglieder ab Vollendung des 23. Lebensjahres einen Beitragszuschlag in Höhe von 0,6 Prozent. Zur Vermeidung des Beitragszuschlags haben Eltern von leiblichen Kindern, Adoptiv-, Pflege- und Stiefkindern ihre Elterneigenschaft nachzuweisen. Ausgenommen vom Beitragszuschlag für Kinderlose sind Mitglieder, die vor dem 1. Januar 1940 geboren wurden, Wehr- und Zivildienstleistende sowie Bezieher von Bürgergeld nach § 19 Abs. 1 Satz 1 SGB II (§ 55 Abs. 3 Satz 7 SGB XI).

Den Beitragszuschlag tragen die Beschäftigten allein (§ § 58, 59 SGB XI). Er wird vom Arbeitgeber als Bestandteil des Gesamtsozialversicherungsbeitrags abgeführt (§ 60 Abs. 5 SGB XI).

Privat krankenversicherte Arbeitnehmer haben einen Anspruch auf Zahlung eines Beitragszuschusses durch den Arbeitgeber, wenn in der gesetzlichen Krankenversicherung wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze Versicherungsfreiheit besteht, eine Versicherungspflicht wegen Vollendung des 55. Lebensjahres nicht mehr begründet werden kann oder eine Befreiung von der Krankenversicherungspflicht erfolgt ist. Voraussetzung für den Beitragszuschuss ist, dass der Arbeitnehmer im Falle einer Krankheit Vertragsleistungen vom privaten Krankenversicherungsunternehmen beanspruchen kann, die der Art nach den Leistungen der gesetzlichen Krankenversicherung entsprechen.

Der Beitragszuschuss beträgt die Hälfte des Betrages, der für den Arbeitnehmer aufzuwenden wäre, wenn er in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherungspflichtig wäre, höchstens jedoch die Hälfte des tatsächlichen Beitrages für die private Krankenversicherung.

Bei der Bemessung des Beitragszuschusses sind auch die Aufwendungen für die privat krankenversicherten Angehörigen zu berücksichtigen, wenn diese im Falle der Versicherungspflicht des Arbeitnehmers in der gesetzlichen Krankenversicherung familienversichert wären. Zu beachten ist aber, dass dies nicht für gesetzlich versicherte Angehörige gilt. Erhält ein Arbeitnehmer einen Beitragszuschuss, bei dessen Höhe die Beitragsaufwendungen für einen Angehörigen zu einer freiwilligen gesetzlichen Krankenversicherung berücksichtigt werden, so stellt der auf den Beitragsanteil des Angehörigen entfallende Anteil des Beitragszuschusses steuerpflichtigen Arbeitslohn und beitragspflichtiges Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung dar.

Freiwillig krankenversicherte Arbeitnehmer, die nur wegen Überschreitens der Jahresarbeitsentgeltgrenze versicherungsfrei sind, erhalten von ihrem Arbeitgeber einen Zuschuss zum Krankenversicherungsbeitrag. Er bemisst sich nach der Hälfte des allgemeinen Beitragssatzes der gesetzlichen Krankenversicherung. Der Pflegeversicherungsbeitrag zur gesetzlichen Pflegekasse wird ebenfalls zur Hälfte bezuschusst (gegebenenfalls ohne den Beitragszuschlag für Kinderlose).

Unentgeltliche oder verbilligte Waren bzw. Dienstleistungen, die der Beschäftigte von seinem Arbeitgeber erhält, sind geldwerte Vorteile. Nach § 8 Abs. 3 EStG sind diese Zuwendungen bis zur Höhe von 1.080 Euro im Kalenderjahr steuerfrei und bei zusätzlicher Zahlung auch kein Arbeitsentgelt im Sinne der Sozialversicherung.

Eine zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherunge führende „zusätzliche Gewährung“ liegt jedoch nicht vor, wenn der Beschäftigte auf einen Teil seines Bruttolohns verzichtet und stattdessen eine arbeitgeberseitige Zuwendung (z. B. in Form von Warengutscheinen) erhält, die als Surrogat den Betrag des Bruttolohnverzichts ganz oder teilweise ersetzt. Dies ist anzunehmen, wenn die nun gewährte zusätzliche Leistung fester Bestandteil der neuen Vergütungsvereinbarung ist und als Bestandteil der Bruttovergütung für künftige Entgeltansprüche wie Urlaubsgeld, Entgelterhöhungen oder Abfindungsansprüchen Berückichtigung findet. Derartige Entgelt­umwandlungen zur Kompensation eines vorherigen Entgeltverzichts bei gleichzeitger Generierung des Anspruchs auf zusätzliche arbeitgeberseitige Zuwendungen führen generell nicht zur Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.

Individualsteuer

Der Arbeitgeber kann im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens den geldwerten Vorteil bei unentgeltlicher oder verbilligter Überlassung von Waren oder Dienstleistungen an den Arbeitnehmer – einschließlich von Zinsersparnissen bei Darlehen – wahlweise bewerten

• ohne Rabattfreibetrag (nach § 8 Abs. 2 EStG) oder
• mit diesem Abschlag auf der Grundlage des Endpreises des Arbeitgebers (nach § 8 Abs. 3 EStG).

Im Rahmen der ersten Variante (§ 8 Abs. 2 EStG) wird grundsätzlich der um übliche Preisnachlässe geminderte übliche Endpreis am Abgabeort im Zeitpunkt der Abgabe angesetzt. Aus Vereinfachungsgründen können 96 Prozent des Endpreises angesetzt werden, zu dem sie der Abgebende fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet.

Der 4-%-Abschlag ist bei der Bewertung von Sachbezügen nicht vorzunehmen, wenn

• bereits der günstigste Preis am Markt angesetzt wird,
• ein Sachbezug durch eine (zweckgebundene) Geldleistung des Arbeitgebers verwirklicht wird oder
• ein Warengutschein mit Betragsangabe hingegeben wird.

In der zweiten Variante (§ 8 Abs. 3 EStG) ist maßgebender Endpreis der Preis, zu dem der Arbeitgeber oder der dem Abgabeort nächstansässige Abnehmer die konkrete Ware oder Dienstleistung fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr am Ende von Verkaufsverhandlungen durchschnittlich anbietet. Für die Bewertung wird dieser Preis um 4 Prozent gemindert. Der verbleibende Betrag – gegebenenfalls reduziert um das vom Arbeitnehmer zu zahlende Entgelt – gilt als geldwerter Vorteil. Jedoch sind hiervon insgesamt 1.080 Euro im Kalenderjahr steuer- und beitragsfrei.

Pauschalsteuer

Der Arbeitgeber kann nach § 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG unter bestimmten Voraussetzungen einen unentgeltlichen bzw. verbilligten Sachbezug bis zur Höhe von 1.000 Euro im Kalenderjahr pauschal versteuern. Dafür sind die üblichen Endpreise am Abgabeort maßgebend. Die Minderung um 4 Prozent und der Freibetrag von 1.080 Euro gelten dann nicht. Durch die Pauschalbesteuerung entfällt die Entgelteigenschaft des Sachbezugs grundsätzlich nicht, es sei denn, die unentgeltlichen bzw. verbilligten Waren und Dienstleistungen des Arbeitgebers können monatlich in Anspruch genommen werden.

Versicherungspflicht in der Sozialversicherung besteht auch für diejenigen Personen, die zu ihrer Berufsausbildung beschäftigt sind. Als Beschäftigung gilt auch der Erwerb beruflicher Kenntnisse, Fertigkeiten oder Erfahrungen im Rahmen betrieblicher Berufsbildung (Auszubildende, Anlernlinge, Volontäre und Vor-/Nachpraktikanten in einem vorgeschriebenen Praktikum). Die betriebliche Berufsbildung wird in Betrieben der Wirtschaft, in vergleichbaren Einrichtungen außerhalb der Wirtschaft, insbesondere des öffentlichen Dienstes, bei Angehörigen freier Berufe und in Haushalten durchgeführt (§ 2 Abs. 1 Nr. 1 BBiG).

Seit dem 1. Juli 2020 stehen Teilnehmende an praxisintegrierten Ausbildungsgängen (Ausbildungen mit Abschnitten des schulischen Unterrichts und der praktischen Ausbildung) den zur Berufsausbildung Beschäftigten gleich, wenn ein Ausbildungsvertrag und ein Anspruch auf Ausbildungsvergütung besteht. Sie unterliegen der Versicherungspflicht in den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung. Für Ausbildungen, die vor dem 1. Juli 2020 begannen, wurde der Beginn der Versicherungspflicht durch Übergangsregelungen festgesetzt (weitere Informationen können der Ausgabe 4/2020 von summa summarum entnommen werden).

Des Weiteren stehen Auszubildende, die in einer außerbetrieblichen Einrichtung im Rahmen eines Berufsausbildungsvertrages nach dem Berufsbildungsgesetz ausgebildet werden und Teilnehmer an dualen Studiengängen den Beschäftigten zur Berufsausbildung gleich.

Auch die in staatlich anerkannten Ausbildungswerkstätten von Fürsorge- und Pflegeanstalten beschäftigten Jugendlichen sind zu ihrer Berufsausbildung beschäftigt und daher versicherungspflichtig. Gleiches gilt für schwerbehinderte Menschen in Ausbildungsstätten.

Eine Beschäftigung, die innerhalb eines Kalenderjahres auf längstens drei Monate/90 Kalendertage oder 70 Arbeitstage nach ihrer Eigenart begrenzt zu sein pflegt oder im Voraus begrenzt ist, ist dann nicht wegen Kurzfristigkeit versicherungsfrei, sondern grundsätzlich versicherungspflichtig, wenn sie berufsmäßig oder im Rahmen einer Dauerbeschäftigung ausgeübt wird und das Entgelt 520 Euro im Monat übersteigt. Berufsmäßigkeit ist anzunehmen, wenn sie für den die Beschäftigung ausübenden Arbeitnehmer nicht von untergeordneter wirtschaftlicher Bedeutung ist (BSG, Urteil v. 28. Oktober 1960, 3 RK 31/56). Davon ist z. B. regelmäßig auszugehen, wenn der Beschäftigte zuletzt arbeitslos gemeldet war, die Beschäftigung während der Zeit eines unbezahlten Urlaubs ausgeübt wurde oder bei zeitlich befristeten Überbrückungs-Beschäftigungen zwischen der Schulentlassung und der ersten Aufnahme einer Dauerbeschäftigung oder dem Beginn einer Ausbildung.

Zur Prüfung der Berufsmäßigkeit osteuropäischer Saisonarbeitnehmer haben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung einen bundeseinheitlichen Fragebogen entwickelt. Der Vordruck ist zweisprachig; er existiert in einer bulgarischen, georgischen, kroatischen, polnischen, rumänischen, slowakischen, slowenischen, tschechischen, ukrainischen und ungarischen sowie in einer englischen Version.

Die Vordrucke können auf der Seite der Sozialversicherung für Landwirtschaft, Forsten und Gartenbau heruntergeladen werden.

Das Berufsvorbereitende Soziale Jahr (BSJ) ist ein berufliches Orientierungsjahr zwischen Schule, Ausbildung und Beruf für junge Menschen zwischen 16 und 25 Jahren. Durch die Teilnahme am BSJ wird ein Beschäftigungsverhältnis im sozialversicherungsrechtlichen Sinne begründet. Hierbei handelt es sich weder um eine Berufsausbildung oder ein (vorgeschriebenes) Praktikum noch um ein freiwilliges soziales oder ökologisches Jahr. Sofern die Teilnehmer ein regelmäßiges Arbeitsentgelt von nicht mehr als 538 Euro im Monat erhalten, liegt eine geringfügig entlohnte Beschäftigung vor.

Zu ihrer Berufsausbildung beschäftigte Personen (Auszubildende, Teilnehmende an dualen Studiengängen, Teilnehmer an Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben bei außerbetrieblicher Ausbildung) sind in allen Zweigen der Sozialversicherung nach Maßgabe der besonderen Vorschriften für die einzelnen Versicherungszweige versicherungspflichtig, und zwar auch dann, wenn kein Arbeitsentgelt gezahlt wird. Als Beschäftigung gilt auch der Erwerb beruflicher Kenntnisse, Fertigkeiten oder Erfahrungen im Rahmen betrieblicher Berufsbildung (Anlernlinge, Volontäre, Vor-/Nachpraktikanten in einem vorgeschriebenen Praktikum).

Hinweis: Teilnehmende an praxisintegrierten Ausbildungen, die nach dem 30. Juni 2020 begonnen haben, sind ebenfalls in allen Zweigen der Sozialversicherung nach Maßgabe der besonderen Vorschriften für die einzelnen Versicherungszweige versicherungspflichtig. Voraussetzung dafür ist, dass für eine Ausbildung mit Abschnitten des schulischen Unterrichts und der praktischen Ausbildung ein Ausbildungsvertrag geschlossen wurde und Anspruch auf Ausbildungsvergütung besteht.

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben am 23. November 2023 in einer gemeinsamen Verlautbarung die versicherungsrechtliche Verlautbarung die versicherungsrechtliche Beurteilung von beruflichen Bildungsmaßnahmen sowie von Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben dargestellt und mit den der Verlautbarung als Anlage beiliegenden Übersichten die versicherungs-, beitrags- und melderechtlichen Folgen abgebildet. Die Verlautbarung steht im Internet zur Verfügung:

Verlautbarung

Eine Beschäftigung im privaten Haushalt liegt nach § 8a Satz 2 SGB IV vor, wenn diese durch einen privaten Haushalt begründet ist und die Tätigkeit sonst gewöhnlich durch Mitglieder des privaten Haushalts erledigt wird (z. B. die Zubereitung von Mahlzeiten im Haushalt, die Reinigung der Wohnung, die Gartenpflege sowie die Pflege, Versorgung und Betreuung von Kindern, kranken und alten Menschen sowie pflegebedürftigen Personen).

Für Beschäftigte in Privathaushalten, die von der Minijob-Zentrale der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See im Rahmen des Haushaltsscheckverfahrens elektronisch an die Rentenversicherung gemeldet werden (PGR 209 oder 210), ist die Abgabe von UV-Jahresmeldungen nicht erforderlich.

Für geringfügig entlohnte Beschäftigungen im Privathaushalt betragen die Beitragssätze für die vom Arbeitgeber zu tragenden Pauschalbeiträge zur Kranken- und Rentenversicherung jeweils 5 Prozent des Arbeitsentgelts. Hier beläuft sich der Eigenanteil des Arbeitnehmers bei vorliegender Rentenversicherungspflicht somit in der Regel auf 13,6 Prozent des Arbeitsentgelts. Das Meldeverfahren wird hierbei gemäß § 28a Abs. 7 SGB IV ausschließlich mit dem sogenannten Haushaltsscheck durchgeführt, welcher für geringfügige Beschäftigungen in Privathaushalten zur Anwendung gelangt.

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben am 4. Dezember 2017 ein gemeinsames Rundschreiben zum Haushaltsscheck-Verfahren in der Fassung ab 1. Januar 2018 herausgegeben.

Studierende, die eine mehr als geringfügige Beschäftigung ausüben, sind in der gesetzlichen Rentenversicherung versicherungspflichtig. Eine Ausnahme gilt für Personen, die während der Dauer eines Studiums als ordentliche Studierende einer Fachschule oder Hochschule ein in der Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschriebenes Praktikum ableisten. Ein solches Praktikum ist nach § 5 Abs. 3 SGB VI rentenversicherungsfrei.

In der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung sind hingegen nach § 6 Abs. 1 Nr. 3 SGB V und § 27 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 SGB III Beschäftigungen, die neben dem Studium ausgeübt werden, versicherungsfrei, falls das Studium weiterhin das Erscheinungsbild prägt (= ordentliche Studierende). Davon ist grundsätzlich auszugehen, wenn die wöchentliche Arbeitszeit nicht mehr als 20 Stunden beträgt. Beschäftigungen, die ordentliche Studierende in den Semesterferien ausüben, sind – unabhängig von der wöchentlichen Arbeitszeit – in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei.

Eine der Voraussetzungen für die Sozialversicherungspflicht von Arbeitnehmern ist das Vorliegen eines Beschäftigungsverhältnisses. Hierunter versteht man ein nichtselbstständiges Arbeitsverhältnis einschließlich einer Beschäftigung zur Berufsausbildung. Verrichtet ein Arbeitnehmer bei demselben Arbeitgeber gleichzeitig mehrere Beschäftigungen, so ist – ohne Rücksicht auf die arbeitsvertragliche Gestaltung – von einem einheitlichen Beschäftigungsverhältnis auszugehen.

Anhaltspunkte für eine Beschäftigung sind Weisungsgebundenheit und Eingliederung in eine Arbeitsorganisation; beides muss nicht kumulativ vorliegen. Das Beschäftigungsverhältnis unterscheidet sich vom Rechtsverhältnis eines selbstständigen Dienst- oder Werkvertragsnehmers durch den Grad der persönlichen Abhängigkeit bei der Erledigung der Dienst- oder Werkleistung. Arbeitnehmer ist, wer weisungsgebunden vertraglich geschuldete Leistungen im Rahmen einer von seinem Vertragspartner bestimmten Arbeitsorganisation erbringt. Der hinreichende Grad persönlicher Abhängigkeit zeigt sich jedoch nicht nur daran, dass der Beschäftigte einem Direktionsrecht seines Vertragspartners unterliegt, welches Inhalt, Durchführung, Zeit, Dauer, Ort oder sonstige Modalitäten der zu erbringenden Leistung betreffen kann. Sie kann sich auch aus einer detaillierten und den Freiraum für die Erbringung der geschuldeten Leistung stark einschränkenden rechtlichen Vertragsgestaltung oder tatsächlichen Vertragsdurchführung ergeben. Selbstständig ist im Allgemeinen, wer unternehmerische Entscheidungsfreiheit genießt, ein unternehmerisches Risiko trägt sowie unternehmerische Chancen wahrnimmt und hierfür Eigenwerbung betreiben kann.

Maßgeblich für die Abgrenzung von abhängiger Beschäftigung und selbstständiger Tätigkeit ist das Vertragsverhältnis der Beteiligten, so wie es im Rahmen des rechtlich Zulässigen tatsächlich vollzogen wird. Die sich aus vertraglichen Vereinbarungen (z. B. Gesellschaftsvertrag einer GmbH) und gegebenenfalls gesetzlichen Vorgaben (z. B. GmbHG) ergebende Rechtsmacht ist daher für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung bedeutsam, auch wenn sie tatsächlich nicht ausgeübt wird.

Während der Zeiten einer Arbeitsunterbrechung ohne Arbeitsentgelt und ohne Entgeltersatzleistung (z. B. unbezahlter Urlaub und unentschuldigtes Fehlen) besteht nach § 7 Abs. 3 SGB IV das versicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnis längstens bis zu einem Monat weiter. Das gilt auch bei rechtswidrigem Streik und rechtmäßigem Arbeitskampf (Streik und Aussperrung). Im Fall eines rechtmäßigen Arbeitskampfs bleibt darüber hinaus die Mitgliedschaft in der Kranken- und Pflegeversicherung bis zu dessen Beendigung erhalten.

Die Beiträge aus dem konkret erzielten Arbeitsentgelt bis zur Arbeitsunterbrechung werden unter Berücksichtigung des vollen Entgeltabrechnungszeitraums berechnet. Es gilt die ungekürzte Beitragsbemessungsgrenze, weil die Zeit nach § 7 Abs. 3 SGB IV dem Grunde nach eine beitragspflichtige Zeit ist (= SV-Tage). Bei der Entgeltmeldung ist das erzielte Arbeitsentgelt auf den gesamten Zeitraum (einschließlich der Arbeitsunterbrechung bis zu einem Monat) zu beziehen.

Durch die Bescheinigung A1 über die anzuwendenden Rechtsvorschriften (Entsendebescheinigung) bestätigt der zuständige Sozialversicherungsträger, dass ein Arbeitnehmer für die Zeit seiner Beschäftigung im Ausland der Sozialversicherung seines Heimatstaats angehört. Die Anforderung einer A1-Bescheinigung und deren Übersendung erfolgt im Rahmen eines elektronischen Anforderungsverfahrens (Modul im Entgeltabrechnungsprogramm).

In der betrieblichen Altersversorgung gibt es fünf Durchführungswege. Das sind:

• Direktzusage (§ 1 Abs. 1 Satz 2 BetrAVG)
• Unterstützungskasse (§ 1b Abs. 4 BetrAVG)
• Direktversicherung (§ 1b Abs. 2 BetrAVG)
• Pensionskasse (§ 1b Abs. 3 BetrAVG)
• Pensionsfonds (§ 1b Abs. 3 BetrAVG, § 236 VAG)

Durch das Betriebsrentenstärkungsgesetz wird seit 2018 die Möglichkeit geboten, die kapitalgedeckte betriebliche Altersversorgung durch Tarifvertrag oder aufgrund eines Tarifvertrages in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung als reine Beitragszusage durchzuführen (§ 1 Abs. 2 Nr. 2a BetrAVG). Die Zusage des Arbeitgebers beschränkt sich dann auf die Zahlung der Beiträge und nicht mehr auf eine (Mindest-)Höhe der Betriebsrente. Die Leistungsansprüche des Arbeitnehmers richten sich ausschließlich gegen den Pensionsfonds, die Pensionskasse oder die Direktversicherung. Zum Ausgleich für den Wegfall der Einstandspflicht des Arbeitgebers für die Versorgungsleistung soll im Tarifvertrag vereinbart werden, dass der Arbeitgeber einen Sicherungsbeitrag zahlt (§ 23 Abs. 1 BetrAVG).

Die Träger der Rentenversicherung prüfen nach § 28p SGB IV bei den Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach dem SGB, die im Zusammenhang mit dem Gesamtsozialversicherungsbeitrag (= Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung) und den Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz stehen, ordnungsgemäß erfüllen.

Die Betriebsprüfungen werden im Interesse der Versicherten (Arbeitnehmer) und der Sozialversicherungsträger durchgeführt. Sie haben den Zweck, die Beitragsentrichtung zu den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung zu sichern. Sie sollen einerseits Beitragsausfälle verhindern helfen, andererseits die Versicherungsträger davor bewahren, dass aus der Annahme von Beiträgen für nicht versicherungspflichtige Personen Leistungsansprüche entstehen.

In erster Linie wird die Entgeltabrechnung geprüft. Im Rahmen der Entgeltabrechnung bezieht sich die Prüfung auf die Abrechnungsergebnisse und Entgeltunterlagen (Stundenzettel, Entgeltabrechnungen, Reisekostenabrechnungen usw.), die Beitragsabrechnungen, die Beitragsnachweise, die Meldungen und sonstigen versicherungs-, beitrags- und melderechtlich relevanten Unterlagen aus dem Bereich des Rechnungswesens sowie der Bescheide und Prüfberichte der Finanzbehörden.

Außerhalb der Entgeltabrechnung wird die Finanzbuchhaltung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens zur Prüfung herangezogen.

Die Betriebsprüfungen umfassen insbesondere die von den Arbeitgebern  

• vorgenommenen Beurteilungen der Beschäftigungsverhältnisse (Versicherungspflicht bzw. Versicherungsfreiheit),
• für die Beitragsberechnung vorgenommenen Beurteilungen der Entgeltbestandteile und Festlegung der Höhe des Arbeitsentgeltanspruchs,
• vorgenommenen zeitlichen Zuordnungen der Entgelte und Berechnungen der Beiträge,
• in diesem Zusammenhang abgegebenen Meldungen,
• vorgenommenen Berechnungen der Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichgesetz (AAG),
• vorgenommenen Berechnungen der Insolvenzgeldumlage,
• zu führenden Entgeltunterlagen.

Die Prüfung erfolgt grundsätzlich stichprobenhaft.

Wie läuft die Betriebsprüfung ab?

Die Prüfer kommen während der Arbeitszeit zum Arbeitgeber. Falls Löhne und Gehälter extern über einen Steuerberater, ein Rechenzentrum oder eine vergleichbare Einrichtung abgerechnet werden und diese auch die Meldungen zur Sozialversicherung übernehmen, findet die Betriebsprüfung dort statt – vorausgesetzt der Arbeitgeber ist einverstanden. DieTräger der Rentenversicherung sind verpflichtet, die Prüfung so durchzuführen, dass der betriebliche Ablauf nicht unzumutbar beeinträchtigt wird. Wie lange die Prüfung dauert, hängt im Wesentlichen von der Größe des Betriebes ab. Bei kleineren Unternehmen sind dies in der Regel ein oder zwei Tage. Bei Arbeitgebern mit mehreren Hundert Mitarbeitern sind unter Umständen mehrere Prüfer vor Ort und die Prüfung dauert länger.

Wie kann man sich am besten auf die Betriebsprüfung vorbereiten?

Der Arbeitgeber muss darauf achten, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lohn- und Gehaltsabrechnung verschaffen kann. Dabei ist nicht nur Vollständigkeit, sondern auch Übersichtlichkeit gefragt. Das gilt auch für die Speicherbuchführung. Grundsätzlich werden alle Personen erfasst, die im oder für den Betrieb innerhalb von vier Jahren (gesetzlicher Verjährungszeitraum) beschäftigt sind beziehungsweise waren.

Der Arbeitgeber muss einen geeigneten Raum oder einen Arbeitsplatz für die Prüfung zur Verfügung stellen – inklusive der erforderlichen Hilfsmittel wie etwa einen Computer mit der entsprechenden Software. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber beziehungsweise die zuständige Abrechnungsstelle über alle Tatsachen Auskunft geben und alle Unterlagen vorlegen, die für die Sozialversicherung relevant sind. Umgekehrt können die Arbeitgeber die Zeit nutzen, um mit dem Prüfer offene Fragen zum Versicherungs-, Beitrags- und Melderecht der Sozialversicherung zu besprechen.

Tipps für die erste Betriebsprüfung

Neben der Kontrolle setzen die Prüfdienste der Deutschen Rentenversicherung auch auf Beratung und Aufklärung. Veranstaltungen für Arbeitgeber und Steuerberater im gesamten Bundesgebiet tragen dazu bei, schon im Vorfeld fundierte Informationen und Hilfestellungen zu geben. Referenten sind erfahrene Betriebsprüferinnen und -prüfer mit umfangreichem Praxiswissen.

Im Mittelpunkt der Vortragsveranstaltungen steht die Information über gesetzliche Neuregelungen sowie über aktuelle Sachverhalte aus der Praxis.

Zu den Vortragsveranstaltungen

Darüber hinaus beantworten die Prüfbüros der Deutschen Rentenversicherung alle relevanten Fragen.

Zu den Adressen und Telefonnummern der Prüfbüros

Auch  die  Online-Publikation  "summa summarum"  informiert regelmäßig über Entwicklungen in der Sozialversicherung und aktuelle Fragen zur Betriebsprüfung. Hier gibt es Tipps und Hinweise für die Gehalts- und Lohnabrechnung sowie für die korrekte Berechnung und das Abführen der Beiträge. 

Zu summa summarum

Allgemeine  Hinweise  zu  Betriebsprüfungen  finden  Sie  auch  in  unserer Broschüre: "Arbeitgeber: Arbeitnehmer richtig versichern" .

Zur Broschüre

Welche Unterlagen/Nachweise werden für die Betriebsprüfung benötigt?

Diese Unterlagen sollten auf jeden Fall bei der Betriebsprüfung parat sein:

• Lohn- Und Gehaltskonten aller Arbeitnehmer (einschließlich Aushilfen)
• Beitragsabrechnungen
• Beitragsnachweise
• Sonstige Unterlagen, die Auschluss über das Arbeitsentgelt und eventuelle Sonderzuwendungen geben - zum Beispiel Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen, Arbeits- und Ausbildungsverträge. Auch Kassenbücher, Journale und Nebenkostenbelege über Reisekosten sind hier relevant
• Alle Unterlagen über die Versicherungsfreiheit oder Befeiung von der Versicherungspflicht - das heißt Schul- und Immatrikulationsbescheinigungen, Erklärungen von geringfügig/kurzfristig Beschäftigten über eveventuelle weitere Beschäftigungsverhältnisse, Rentenbescheide etc.
• Gesellschafterverträge und Anstellungsverträge
• Berichte über Lohnsteueraußenprüfungen und Lohnsteuerhaftungsbescheide, die den Prüfzeitraum betreffen
• Mitteilungen über die Ergebnisse der Prüfungen der Sozialversicherungsträger in den letzten vier Jahren
• Sachkonten

Wie viel Zeit haben Arbeitgeber, sich auf die Betriebsprüfung vorzubereiten?

In der Regel nimmt der Prüfer einige Wochen vor der Prüfung telefonischen Kontakt mit dem Arbeitgeber auf. Nach Abstimmung des Prüftermins bekommt der Arbeitgeber eine schriftliche Prüfankündigung. Die Ankündigung soll möglichst einen Monat, spätestens 14 Tage vor der Prüfung erfolgen. Mit Zustimmung des Arbeitgebers kann von dieser Frist abgewichen werden.

In der Prüfankündigung sind das Aktenzeichen, die Fax- und Telefonnummer des Prüfbüros, der Name eines Ansprechpartners, der Prüftermin und der Prüfungszeitraum angegeben. Um die Erreichbarkeit für telefonische Rückfragen des Betriebes zu ermöglichen, ist in der Prüfankündigung ein fester Ansprechpartner genannt. In der schriftlichen Prüfankündigung an den Arbeitgeber wird angegeben, welche Unterlagen zur Prüfung benötigt werden.

Was passiert, wenn Unterlagen fehlen oder Probleme bei der Prüfung auftauchen?

Die fehlenden Unterlagen können während der laufenden Prüfung und auch noch danach innerhalb einer Frist, die der Prüfer setzt, nachgereicht werden. Werden keine Unterlagen nachgereicht, kann dies zu Nachforderungen von Beiträgen führen.

Hinweis

Seit 2021 erlassen die Rentenversicherungsträger auch Verwaltungsakte über den sozialversicherungsrechtlichen Status von im Betrieb tätigen Ehegatten, eingetragenen Lebenspartnern, Abkömmlingen des Arbeitgebers und geschäftsführenden GmbH-Gesellschaftern, sofern sie nicht gemeldet sind und noch kein Verwaltungsakt über ihren sozialversicherungsrechtlichen Status vorliegt.

Zuwendungen des Arbeitgebers aus Anlass von Betriebsveranstaltungen sind steuerfrei und somit beitragsfrei, wenn sie den üblichen Rahmen nicht übersteigen.

Der übliche Rahmen gilt als nicht überschritten, wenn jährlich nicht mehr als zwei Veranstaltungen durchgeführt werden und soweit die Aufwendungen des Arbeitgebers für den einzelnen Arbeitnehmer 110 Euro je Veranstaltung nicht übersteigen. Wird der Rahmen des Üblichen überschritten, so ist seit 1. Januar 2015 nur der Teil der Zuwendungen als Arbeitslohn anzusehen, der den Freibetrag von 110 Euro übersteigt. Der Arbeitgeber kann in diesem Fall die steuerpflichtigen Zuwendungen an seine Arbeitnehmer pauschal versteuern. Im Falle einer tatsächlich durchgeführten Pauschalversteuerung sind die Zuwendungen in der Sozialversicherung kein beitragspflichtiges Arbeitsentgelt.

Zum Nachweis sollte aus den Lohnunterlagen erkennbar sein, für welche Personen und in welcher Höhe die Pauschalversteuerung durchgeführt wurde. Insbesondere, wenn der Freibetrag von 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer in Anspruch genommen und damit von den Zuwendungen, die pauschal versteuert werden, abgezogen wird, ist es notwendig, den geldwerten Vorteil pro teilnehmendem Arbeitnehmer auszuweisen, denn dieser kann unterschiedlich hoch sein. Es empfiehlt sich daher, pro Betriebsveranstaltung eine Teilnehmerliste zu führen, in welcher festgehalten wird, ob es die 1. oder 2. Betriebsveranstaltung für diesen Arbeitnehmer ist und ob die 110 Euro pro Betriebsveranstaltung und Teilnehmer überschritten sind, sowie wie viele Begleitpersonen dem Teilnehmer zuzurechnen sind.

Zu den Zuwendungen gehören auch Kosten, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet. Rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers bleiben dagegen unberücksichtigt. Damit werden zum Beispiel die Abschreibung auf Unternehmensgebäude oder Lohnkosten für Mitarbeiter, die die Veranstaltung vorbereiten, nicht einbezogen. Es spielt keine Rolle, ob die Kosten einzelnen Mitarbeitern individuell zurechenbar sind. Auch die Kosten für das Rahmenprogramm, wie zum Beispiel die Raummiete, werden in die Grenze einbezogen, ebenso die Kosten für die Begleitpersonen des Mitarbeiters. Berücksichtigt werden auch Geschenke und Verlosungsgewinne.

Die Bezugsgröße ist eine dynamische Rechengröße, aus der andere Werte abgeleitet werden, die in den einzelnen Sozialversicherungszweigen bedeutsam sind. Die Bezugsgröße orientiert sich am durchschnittlichen Arbeitsentgelt aller Rentenversicherten in den alten Bundesländern des vorvergangenen Jahres (für 2024 also aus 2022). Sie beträgt 2024 jährlich 42.420 Euro und monatlich 3.535 Euro.

Hiervon abweichend wird die Bezugsgröße Ost in Anlehnung an das in den neuen Ländern noch niedrigere Einkommensniveau und die dortige besondere Entgeltdynamik festgesetzt. Sie beträgt 2024 jährlich 41.580 Euro und monatlich 3.465 Euro.

Das Blockmodell ist eine Begrifflichkeit im Rahmen der Regelungen zur Altersteilzeit. Dabei beträgt die wöchentliche Arbeitszeit im Durchschnitt eines Zeitraums von bis zu drei Jahren oder bei Regelungen in einem Tarifvertrag, aufgrund eines Tarifvertrags in einer Betriebsvereinbarung oder in einer Regelung der Kirchen und der öffentlichrechtlichen Religionsgesellschaften im Durchschnitt eines Zeitraums von bis zu sechs Jahren die Hälfte der bisherigen wöchentlichen Arbeitszeit. Die Arbeitszeitregelungen sehen eine (normale) Arbeitsphase und eine Freistellungsphase vor. Der Arbeitnehmer ist während der gesamten Zeit sozialversicherungspflichtig.

Auf den Bundesfreiwilligendienst, der zwischen sechs und 24 Monaten dauern kann, sind die für die Jugendfreiwilligendienste geltenden sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen anzuwenden. Die Teilnehmer am Bundesfreiwilligendienst sind damit grundsätzlich versicherungspflichtig in allen Zweigen der Sozialversicherung. Auf diesen Personenkreis sind die Regelungen für geringfügig Beschäftigte nicht anzuwenden.

Die Mitarbeit eines BGB-Gesellschafters im Geschäftsbetrieb vollzieht sich nicht im Rahmen eines versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses, wenn er persönlich unbeschränkt für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft haftet. Bei der Beurteilung dieser Haftungsprinzipien kommt es ausschließlich auf das Außenverhältnis an. Maßgebend ist also, ob der Gesellschafter

• für Außenstehende erkennbar als Gesellschafter und Unternehmer in Erscheinung tritt (Außengesellschaft) oder
• nicht in Erscheinung tritt (Innengesellschaft).

Im Fall der Außengesellschaft folgt aus der nach außen erkennbaren Mitunternehmerstellung des Gesellschafters seine persönliche unbeschränkte Haftung. Demzufolge besteht in diesen Fällen kein Beschäftigungsverhältnis zur Gesellschaft und damit auch keine Sozialversicherungspflicht. Im Fall der Innengesellschaft bestehen gesellschaftsrechtliche Beziehungen nur im Innenverhältnis. Der mitarbeitende Gesellschafter ist kein persönlich haftender Mitunternehmer, sondern nur stiller Teilhaber. In diesen Fällen ist für den Gesellschafter das Bestehen eines versicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisses nicht grundsätzlich ausgeschlossen.