Arbeitgeber im Blick: Die Betriebsprüfung

Quelle:Deutsche Rentenversicherung

Zu den Aufgaben der Deutschen Rentenversicherung Hessen gehören auch die Betriebsprüfungen. Mindestens alle vier Jahre kontrolliert der Prüfdienst bei hessischen Arbeitgebern, ob diese ihre Meldepflichten zur Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllen und die Beiträge für ihre Beschäftigten richtig abführen. Rechtliche Grundlage hierfür ist § 28p Sozialgesetzbuch (SGB) IV. Die Betriebsprüfung umfasst auch die Melde- und Abgabepflicht nach dem Künstlersozialversicherungsgesetz sowie die Prüfung für die Unfallversicherung.
Betriebsprüfungen werden im Interesse der Versicherten (Arbeitnehmer/-innen) und der Sozialversicherungsträger durchgeführt. Sie haben den Zweck, die Beitragsentrichtung zu den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung zu sichern. Sie sollen einerseits Beitragsausfälle verhindern helfen, andererseits die Versicherungsträger davor bewahren, dass aus der Annahme von Beiträgen für nicht versicherungspflichtige Personen Leistungsansprüche entstehen.

Was wird geprüft?

In erster Linie wird die Entgeltabrechnung geprüft. Damit bezieht sich die Prüfung auf die Abrechnungsergebnisse und Entgeltunterlagen, wie beispielsweise Stundenzettel, Entgelt- und Reisekostenabrechnungen, auf die Beitragsabrechnungen und -nachweise sowie die Meldungen und sonstigen versicherungs-, beitrags- und melderechtlich relevanten Unterlagen des Rechnungswesens sowie der Finanzbehörden. Des Weiteren wird die Finanzbuchhaltung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens zur Prüfung herangezogen.
Die Betriebsprüfungen umfassen insbesondere die von den Arbeitgebern

• vorgenommenen Beurteilungen der Beschäftigungsverhältnisse (Versicherungspflicht beziehungsweise Versicherungsfreiheit),
• für die Beitragsberechnung vorgenommenen Beurteilungen der Entgeltbestandteile und Festlegung der Höhe des Arbeitsentgeltanspruchs,
• vorgenommenen zeitlichen Zuordnungen der Entgelte und Berechnungen der Beiträge,
• in diesem Zusammenhang abgegebenen Meldungen,
• vorgenommenen Berechnungen der Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichgesetz (AAG),
• vorgenommenen Berechnungen der Insolvenzgeldumlage,
• zu führenden Entgeltunterlagen.
  
  

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

Eine Betriebsprüfung wird durch die Deutsche Rentenversicherung Hessen frühzeitig angekündigt. Eine Prüferin oder ein Prüfer besucht den Betrieb während der Arbeitszeit, um Unterlagen zu überprüfen, Mitarbeitende zu befragen und relevante Daten zu sammeln. Hierbei wird insbesondere auf die korrekte Einstufung der Beschäftigten, die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge und die Einhaltung der Meldepflichten geachtet. Wenn die Entgelte von einer Steuerberatung, einem Rechenzentrum oder einer ähnlichen Einrichtung abgerechnet werden und diese auch für die Sozialversicherungsmeldungen zuständig sind, kann die Betriebsprüfung auch dort durchgeführt werden.
Seit 2012 besteht die Möglichkeit, die Betriebsprüfung der Rentenversicherung elektronisch unterstützt (euBP) durchführen zu lassen. Dies hat den Vorteil, dass ein Großteil der Unterlagen vorab elektronisch übermittelt wird. Somit müssen Unterlagen in Papierform nur noch auf Nachfrage der Prüferin oder des Prüfers zugänglich gemacht werden. Seit dem Januar 2023 ist es für die Arbeitgeber verpflichtend, an der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung teilzunehmen. Sie haben allerdings die Möglichkeit, sich davon befreien zu lassen.
Die Prüfung erfolgt stichprobenartig. Das bedeutet, dass die Prüfer/-innen nicht jeden Sachverhalt bei jedem Arbeitgeber kontrollieren, sondern nur eine Auswahl treffen. Die Auswahlkriterien werden individuell festgelegt.
Die Arbeitgeber sind verpflichtet, bei der Prüfung mitzuwirken und die erforderlichen Unterlagen vorzulegen. Die Rentenversicherungsträger gestalten die Prüfung so, dass der Betrieb nicht unangemessen gestört wird. Die Dauer der Prüfung hängt vor allem von der Betriebsgröße ab. Bei größeren Betrieben werden gegebenenfalls mehrere Prüfer/-innen eingesetzt.

Wie können sich Arbeitgeber am besten vorbereiten?

Der Arbeitgeber sollte darauf achten, dass sich ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Lohn- und Gehaltsabrechnung verschaffen kann. Dabei ist nicht nur Vollständigkeit, sondern auch Übersichtlichkeit gefragt. Das gilt auch für die Speicherbuchführung. Grundsätzlich werden alle Personen erfasst, die im oder für den Betrieb innerhalb von vier Jahren (gesetzlicher Verjährungszeitraum) beschäftigt sind beziehungsweise waren.
Der Arbeitgeber muss bei Prüfungen vor Ort einen geeigneten Raum oder einen Arbeitsplatz für die Prüfung zur Verfügung stellen – inklusive der erforderlichen Hilfsmittel, wie etwa einen Computer mit der entsprechenden Software. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber beziehungsweise die zuständige Abrechnungsstelle über alle Tatsachen Auskunft geben und alle Unterlagen vorlegen, die für die Sozialversicherung relevant sind. Die Arbeitgeber haben während der Prüfung die Gelegenheit, mit der Prüferin oder dem Prüfer offene Fragen zum Versicherungs-, Beitrags- und Melderecht der Sozialversicherung zu besprechen.

Was passiert bei einer euBP?

Eine euBP verläuft grundsätzlich wie eine gewöhnliche Betriebsprüfung – die Daten der Entgeltabrechnung werden in diesem Fall allerdings nicht in Papierform eingesehen, sondern in elektronischer Form überprüft. Was die Datenschutzregelungen der euBP betrifft, gilt Folgendes: Die im Rahmen der Betriebsprüfung angeforderten elektronischen Daten der Entgeltabrechnung werden nur für die Betriebs­prüfung verwendet. Nach Abschluss der Betriebsprüfung werden die Daten automatisch gelöscht.

Was geschieht nach der Prüfung?

Nach beendeter Prüfung informiert die Prüferin oder der Prüfer in einer Schlussbesprechung darüber, was die Prüfung ergeben hat. Eventuell können strittige Punkte noch im Rahmen der Schlussbesprechung aufgeklärt werden. Gegebenenfalls erfolgt eine schriftliche Anhörung.
Nach Abschluss des Prüfverfahrens versendet der Rentenversicherungsträger das Ergebnis der Prüfung in Form eines Bescheides zur Sozialversicherungsprüfung (Nachforderungs-/Erstattungsbescheid). Je nach Prüfumfang werden eventuell auch Mitteilungen über die Prüfungen zur Unfallversicherung und Bescheide zur Künstlersozialabgabe versendet. Gegen die Bescheide kann Widerspruch eingelegt werden.

Was macht den Job einer Betriebsprüferin oder eines Betriebsprüfers aus?

Die Tätigkeit als Betriebsprüfer/-in bietet eine große Vielfalt an Themen, Situationen und Rechtsgebieten. Die Möglichkeit, Einblick in verschiedene Unternehmen und Branchen zu erhalten, bedeutet nicht nur ständige Abwechslung, sondern auch stets neue Herausforderungen, die den Berufsalltag prägen.
Eine besondere Attraktivität des Berufs liegt in der perfekten Mischung zwischen Kundenkontakt, Homeoffice und Aufenthalt im Büro in der Prüfbezirksstelle. Betriebsprüferinnen und -prüfer haben die Flexibilität, sowohl vor Ort in Betrieben als auch im Büro oder im Homeoffice zu arbeiten. Diese ausgewogene Balance ermöglicht nicht nur einen persönlichen Kontakt zu den geprüften Unternehmen, sondern auch die individuelle Gestaltung des Arbeitsumfelds.
Die Eigenständigkeit ist ein weiteres Merkmal der Tätigkeit. In der Regel agieren Betriebsprüfer/-innen eigenständig, planen ihre Prüfungen eigenverantwortlich, analysieren Unterlagen und treffen fundierte Entscheidungen auf Grundlage ihrer Erkenntnisse. Diese hohe Eigenverantwortung verleiht dem Beruf eine zusätzliche Dimension.
Durch eine kontinuierliche Spezialisierung und den Erwerb von Expertise im Bereich der Betriebsprüfung eröffnen sich vielversprechende Perspektiven. Fortbildungen und gezielte Weiterentwicklungsmöglichkeiten unterstützen Betriebsprüfer/-innen dabei, ihre berufliche Laufbahn erfolgreich voranzutreiben.
Insgesamt präsentiert sich der Beruf der Betriebsprüferin oder des Betriebsprüfers als ein facettenreiches und attraktives Tätigkeitsfeld, das nicht nur fachliche Expertise erfordert, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten für persönliche und berufliche Entfaltung bietet.

Monika Smietana, André Luttkus, Prüfdienste

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